Vị hoàng đế lẫy lừng của nước Pháp Napoleon đã từng nói: “Có một loại tội phạm ăn cắp mà luật pháp không đưa ra xét xử, và thứ mà chúng ăn cắp được chính là tài sản quý giá nhất: thời gian”. Những người lãnh đạo thành công là những người biết cách ngăn ngừa loại “tội phạm” này.
Vậy thế nào là nhà lãnh đạo biết quản lý thời gian? Điều đó nghĩa là bạn biết cách lựa chọn, sống một cách chủ động, có ý thức, đồng thời bạn nhận thức được mình đang làm gì và tại sao lại làm như vậy. Lep Tônxtôi, nhà văn người Nga có viết: “Thời gian quan trọng nhất chính là hiện tại. Bởi vì chỉ ở trong hiện tại con người chúng ta mới có được sức mạnh”.
Ông cũng nói thêm: “Mạnh mẽ nhất trong những chiến binh của cuộc sống chính là thời gian và tính kiên nhẫn”. Là lãnh đạo trẻ, hẳn bạn không muốn cuộc sống của bạn chỉ luẩn quẩn trong những vòng xoay buồn tẻ hàng ngày, những hoạt động tầm thường kéo dài từ hôm qua, sang ngày hôm nay rồi đến ngày mai. Đó đâu phải là cuộc sống, đó chỉ đơn thuần là sự tồn tại mà thôi.
Biết sắp xếp thời gian
Hãy bắt đầu mỗi ngày của bạn với một danh sách những điều quan trọng bạn thực hiện. Một số nhà lãnh đạo thường đơn giản hoá công việc này bằng cách sử dụng một tấm thẻ nhỏ, một mặt ghi khoảng từ 3-5 công việc họ ưu tiên giải quyết, mặt còn lại họ sẽ ghi nhớ những cuộc hẹn hoặc những cuộc điện thoại trong ngày.
Chiếc máy tính cá nhân gắn bó với bạn hàng ngày cũng sẽ rất lợi ích để bạn lên thời gian biểu và kế hoạch chi tiết những gì bạn cần làm trong ngày, trong tuần. Đừng quá chú trọng đến số lượng công việc bạn lên kế hoạch, bởi vì thà rằng bạn vạch kế hoạch thực hiện ít nhưng lại hoàn thành tất cả những công việc ấy, còn hơn là thời gian biểu dày kín nhưng thực hiện lại chẳng đâu vào đâu.
Như vậy, mỗi ngày sẽ đến với bạn rõ ràng hơn, có kế hoạch và mục đích. Bạn hãy biết nhìn nhận lại cách sắp xếp thời gian và cách thực hiện của mình, bởi như vậy bạn mới có được những điều chỉnh kịp thời.
Hơn nữa, công việc này sẽ giúp bạn nhận thấy mình đang tiến kịp đến những mục đích nào. Sẽ có lúc, bạn mắc phải sai lầm là dành quá nhiều thời gian để làm những việc nhỏ, trong khi đó lại dành quá ít thời gian và công sức tập trung cho những công việc quan trọng và mang tính quyết định.
Bởi vậy bạn phải xác định được đâu là những công việc bằng mọi giá phải hoàn thành? Việc nào là khẩn cấp và làm ngay? Những hoạt động nào có thể nhạy cảm về mặt thời gian và những hoạt động nào sẽ không như thế? Những kế hoạch nào là quan trọng và phải đầu tư tỉ mỉ? Tự bạn phải quyết định đâu là điều quan trọng và đáng để ưu tiên. Malcolm X, một nhà lãnh đạo theo đạo Hồi có nói: “Trong những giá trị tồn tại quanh ta, thì giá trị đích thực cùng với sự tôn trọng thời gian sẽ quyết định thành công hay thất bại”.
Hãy sống hết mình với thời gian. Nếu bạn đang hạnh phúc và vui vẻ, hãy tận hưởng những cảm giác ấy mà không cần lo lắng gì thêm. Nếu bạn muốn yên tĩnh, hãy thật sự chìm đắm trong không gian yên tĩnh của bạn.
Đặt mình vào từng thời khắc…Bạn chỉ làm được như vậy khi bạn sống có ý thức, có mục đích và kế hoạch để thực hiện những mục đích ấy. Một khi bạn có những lựa chọn để sống cuộc sống của bạn một cách chủ động như vậy, bạn đã biết tận dụng guồng quay thời gian một cách có ích nhất cho mình.
Chẳng ai được quyền chọn lựa những gì sẽ xảy đến với mình, nhưng bạn có thể lựa chọn cách phản ứng trước những gì sẽ xảy đến với bạn. Chẳng hạn như, bạn hãy tập lên kế hoạch và thời gian biểu những công việc cần làm trong vòng 3 tuần tới.
Bạn sẽ biết cách xem xét và lựa chọn những công việc cần ưu tiên giải quyết, dự trù những tình huống sẽ xảy ra. Một khi có được cách lựa chọn đúng đắn, bạn sẽ thấy tự tin và quyết đoán hơn, cùng với rất nhiều những động cơ lớn để bạn hoàn thiện những mục đích của mình, hoà mình vào thời gian và làm chủ cuộc sống của chính mình.
Phần lớn mọi người đều sống mà không cần lên kế hoạch trong ngày của họ. Vì họ nghĩ rằng mình đâu phải là ông chủ của một tập đoàn lớn, hay một nhà chính trị nổi danh và nhiều quyền lực. Thế nhưng, là nhà lãnh đạo trẻ, nếu muốn vươn tới những mục tiêu của bạn, hãy tạo cho mình thói quen tích cực là lên kế hoạch và thời gian biểu mỗi ngày. Như thế thì sẽ chẳng bao giờ có ngày bạn phải ca cẩm về cuộc sống nhàm chán của mình.
Mục sư Martin Luther King, một người Mỹ luôn đấu tranh vì quyền công dân từng nói: “Thời gian luôn luôn đúng khi chúng ta có những hành động đúng”. Nếu như bạn thường xuyên lập kế hoạch, lịch trình cho những công việc hàng ngày của bạn, hãy tự hào vì điều đó bởi cứ 100 người trên hành tinh chúng ta mới có được một người làm như bạn.
Biết cách tổ chức cuộc sống của chính mình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Vậy những nhà lãnh đạo trẻ đã bao giờ thử suy nghĩ về cách sử dụng thời gian của mình chưa? Chẳng hạn như, mỗi ngày bạn dành ra bao nhiêu giờ đồng hồ để xem truyền hình? Trung bình thì mỗi người Mỹ trưởng thành đã “chi” đến 4 tiếng mỗi ngày cho thú vui này. Liệu đó có phải là cuộc sống bạn thực sự mong muốn?
Nếu bạn có thể sắp xếp thời gian rảnh rỗi để xem truyền hình, và chỉ xem những chương trình mà bạn thích nhất, có ích cho bạn nhất mà không trở thành “con nghiện” cỡ nặng, lúc ấy bạn mới không là người lãng phí thời gian. Hay Internet cũng cắt xén của bạn khá nhiều thời gian, nếu bạn không biết cách tận dụng và sắp xếp thời gian phù hợp cho nó. Ngoài ra, mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để dùng bữa với gia đình mình, chăm sóc con cái, hỏi han người thân, gặp gỡ bạn bè và các mối quan hệ xã hội khác?
Làm lãnh đạo không nhất thiết phải…ngủ ít, cho dù bạn có bận rộn trăm công ngàn việc đến mấy, hãy ưu tiên cho sức khoẻ của mình. Thói quen cắt giảm thì giờ dành cho giấc ngủ quả là tai hại. Nhiều “sếp” trẻ sẵn lòng thức đêm đến 3 giờ sáng và chỉ chợp mắt khoảng 4-5 giờ đồng hồ, để rồi suốt buổi sáng hôm sau anh ta trở nên…lẩn thẩn, cáu gắt với mọi người xung quanh, và không đủ sáng suốt để làm được công việc gì thật hiệu quả.
Nhiều nhà lãnh đạo ủng hộ việc sử dụng nhật kí ghi lịch trình hoạt động của mình. Nó sẽ giúp họ xem lại, nhìn nhận và chấn chỉnh kế hoạch hàng tuần. Nhiều khi việc những kế hoạch nhỏ như thế sẽ giúp bạn nhận ra những bất ổn trong công việc và sinh hoạt của mình, từ đó bạn có thể thay đổi hoặc từ bỏ thói quen xấu. Ovid, nhà thơ sống trong thời La Mã cổ đại có nói: “Những thói quen rất dễ biến thành bản chất”. Hãy để bạn có được những bản chất đẹp từ những thói quen tích cực.
Tiết kiệm thời gian, nhiều khi cũng sẽ đồng nghĩa với việc bạn phải trả tiền cho sự tiết kiệm ấy. Chẳng hạn như ai cũng biết là lãnh đạo nên tập trung vào những việc quan trọng và quy mô, thế việc nhỏ và ít quan trọng hơn sẽ do ai làm? Bạn có thể tuyển dụng ngắn hạn một số người làm giúp bạn những việc nhỏ đấy. Điều đó không có nghĩa là bạn tốn kém, lãng phí tiền bạc mà là một sự đầu tư có hiệu quả.
Hãy là một nhà lãnh đạo biết cách tổ chức. Có vậy bạn mới biết tận dụng thời gian, tận dụng những nguồn lực khác để hoàn thành công việc của bạn. Ít nhất thì trước mỗi công việc, bạn biết mình phải làm gì, lên kế hoạch và quản lý thế nào để bạn sẽ không tốn thời gian để làm những điều sai lầm. Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth Longfellow từng nói: “Thời gian bạn bỏ ra để làm điều đúng nhiều khi lại ít hơn thời gian bạn bỏ ra để giải thích những điều sai”.
Làm thế nào để phân công và uỷ nhiệm hiệu quả?
Nhà lãnh đạo không thể ôm đồm quá nhiều công việc cho mình. Bạn sẽ hoàn thành tốt khi có những người khác cùng hỗ trợ bạn. Phân công nhiệm vụ và uỷ thác, điều đó có nghĩa là bạn chia sẻ và chuyển giao trách nhiệm cho cấp dưới. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì mà bạn thực hiện tốt nhất, đồng thời cho phép bạn thời gian suy nghĩ để phát triển, củng cố hệ thống tổ chức của mình nhiều hơn. Thậm chí, việc phân công và uỷ thác nhiều khi sẽ giúp kết quả công việc tốt hơn là do chính bạn làm.
Có một số gợi ý nhỏ để giúp nhà lãnh đạo trẻ phân công và uỷ thác trong công việc:
- Chọn đúng người, giao đúng việc
- Trình bày càng rõ ràng càng tốt ý muốn của bạn về công việc đó
- Nêu rõ bạn muốn công việc hoàn thành vào thời gian nào
- Yêu cầu cấp dưới nhận thức rõ trách nhiệm trong công việc được giao
- Khuyến khích thông tin phản hồi kịp thời khi có sự cố xảy ra
- Vạch ra lịch trình, thời gian kiểm tra tiến độ công việc
- Đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã hiểu rõ nội dung và thời gian hoàn thành công việc
- Đừng quên bày tỏ niềm tin, hi vọng của bạn vào nhân viên, khích lệ, động viên và nói lời cảm ơn với họ trước khi bắt đầu nhiệm vụ.
Quản lý kế hoạch công việc như thế nào?
Khi lên kế hoạch cho công việc của mình, bạn hãy làm rõ ràng những mục tiêu của bạn theo từng kế hoạch có quy mô khác nhau để dễ bề quản lý. Kế hoạch công việc càng rõ ràng và cụ thể, bạn càng tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Để làm được việc này, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
- Đâu là những việc cần làm?
- Kế hoạch này có tầm quan trọng thế nào đến cá nhân và công ty bạn?
- Trách nhiệm của kế hoạch này sẽ thuộc về ai?
- Nên tính toán thế nào về ngày chốt và ngày khởi đầu kế hoạch?
- Kinh phí thực hiện và nguồn tài chính?
- Ngoài tài chính, bạn còn cần đến sự hỗ trợ nào khác?
- Xác suất thành công là bao nhiêu?
- Có cần trì hoãn hay điều chỉnh kế hoạch nào để tập trung cho kế hoạch mới này?
- Bạn nên thảo luận và bàn bạc các vấn đề khác nhau cùng với những ai?
- Nên phân công và uỷ thác trách nhiệm cho những ai?
Biết quản lý thời gian, bạn sẽ có được những chiến lược, kế hoạch hành động đúng đắn. Golda Mier – cựu Thủ tướng Israel, người đã đấu tranh không mệt mỏi vì nền hoà bình cho Trung Đông từng tuyên bố: “Tôi phải là người chi phối thời gian, không thể để thời gian chi phối tôi được”.