Sự thành công của sự kiện không chỉ cần một kế hoạch hàn hảo mà bạn cũng cần phải có sự chuẩn bị thật chi tiết và chu đáo trong quy trình tổ chức sự kiện. Vì tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng cáo sản phẩm/ dịch vụ cực kỳ hiệu quả. Tuỳ vào quy mô tổ chức mà cần có thời gian setup trước vài ngày, một tuần hoặc thậm trí là hàng tháng…. chắc chắn trước khi sự kiện được diễn ra bạn cần kiểm tra tất cả những quy trình, hạng mục để chạy chương trình thật suôn sẻ.
Kiểm tra tổng quan bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện:
Việc kiểm tra tổng quan bản tiếng độ sự kiện cho bạn thấy được đã thực hiện chuẩn bị được bao nhiêu phần trăm và có cần điều chỉnh hay không? Đơn gian là chỉ để biết time line chi tiết từng hạng mục công việc chuẩn bị quy trình tổ chức sự kiện.
Hoàn tất kiểm tra bước này bạn phải nắm rõ được người chủ trì, người thực hiện kiểm soát quá trình tổ chức sự kiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.
Kiểm tra quy trình tổ chức sự kiện cần hoàn tất các thủ tục hành chính:
Cho dù bạn đã chuẩn bị quá trình tổ chức sự kiện tốt như thế nào nhưng nếu giấy phép tổ chức sự kiện thì cũng sẽ không thể diễn ra được. Vì thế, dù là tổ chức một sự kiện lớn hay sự kiện bé thì bạn luôn nhớ phải xin các giấy phép liên quan đến sự kiện và liên tục kiểm tra tiến độ xin cấp phép được thực hiện đến đâu.
Những thủ tục hành chính thường phải có khi tiến hành tổ chức event:
– Giấy phép tiến hành sự kiện là yêu cầu bắt buộc với những sự kiện có quy mô tương đối lớn như các cuộc diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao,… còn với các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị,… không cần thiết phải có thủ tục này.
– Các giấy phép về an toàn vệ sinh, an ninh và môi trường,… xem có gì gây ảnh hưởng đến an ninh trật tự xã hội hay không.
– Một số các sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt nội dung của thì mới được tổ chức
– Các loại giấp phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như giấy phép quảng cáo trên đường, giấy phép treo băng rôn, giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế,…
Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời trong quy trình tổ chức sự kiện
Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện là khách mời tham dự vào sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Chính vì thế trong quy trình tổ chức sự kiện cần chú trọng đến khách mời tham dự.
Sự kiện của bạn sẽ không thể thành công được nếu thiếu đi những khách mời đó. Vì thế, sau khi đã gửi đi giấy mời bạn cần phải kiểm tra xem mình có bỏ sót vị khách nào không, phải đảm bảo các vị khách đã nhận được giấy mời. Còn những ai đã trả lời tham gia sự kiện, kiểm tra và xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời, kiểm tra chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời,…
Kiểm tra địa điểm trong quy trình tổ chức sự kiện
Địa điểm là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của cả quy trình tổ chức sự kiện. Do đó, sau khi đã thống nhất địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải kiểm tra thường xuyên công tác chuẩn bị tại địa điểm này như giao thông, cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp, các lối đi lại, bãi đậu xe, khu vực cung cấp các dịch vụ khác, lỗi thoát hiểm,….
Nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra vì không có ký kết hợp đồng mà đến ngày tổ chức sự kiện, địa điểm lại bị đơn vị khác thuê mất. Những sự cố hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu bạn kiểm tra và có hướng giải quyết kịp thời.
Địa điểm tốt bạn cần lựa chọn dựa vào yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện và quy mô của sự kiện. Cần có vị trií thích hợp, có thẩm mỹ và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,…
Kiểm tra công tác chuẩn bị nhân lực tham gia phục vụ sự kiện:
Nhân lực phục vụ cho sự kiện rất đa dạng về ngành nghề vì ngoài ban tổ chức sự kiện còn có quản lý các bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên từ các dịch vụ khác,… Do đó, bạn cần phải thương xuyên kiểm tra công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực sao cho phù hợp với từng vị trí cụ thể.
Với vai trò là một nhà tổ chức có thể bạn không phải trực tiếp tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân lực thế nhưng việc kiểm tra đánh giá là cần thiết để tạo nên một sự kiện thành công, chí ít là lấy được thiện cảm của khách mời từ thái độ phục vụ của các nhân viên làm sự kiện.
Việc kiểm tra, đánh giá công tác chuẩn bị nhân sự phục vụ sự kiện bạn cần thực hiện dựa trên các mô hình tổ chức lao động mà bạn đã vạch ra trước đó trong kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Thông thường có 4 kiểu mô hình tổ chức lao động được áp dụng trong các sự kiện đó là tổ chức lao động đơn giản, mô hình tổ chức lao động theo chức năng, tổ chức lao động theo ma trận và tổ chức lao động theo kiểu đa cấp.
– Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động và có thể tránh sự chồng chéo trong công việc.
– Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp giữa các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc của một chiến dịch tổ chức sự kiện.
– Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều.
Kiểm tra công tác chuẩn bị hậu cần trong quy trình tổ chức sự kiện
Các công tác chuẩn bị hậu cần cũng rất quan trọng trọng quá trình tổ chức sự kiện. Bạn cần đôn đốc và theo dõi sát sao mà không được xem nhẹ công việc này. Công tác kiểm tra ở bước này bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như:
– Kiểm tra công tác chuẩn bị dón tiếp khách mời từ khâu lễ tân
– Kiểm tra quy trình tổ chức sự kiện khâu chuẩn bị xe đưa đón phục vụ sự kiện.
– Kiểm tra công tác chuẩn bị thuê phòng, đặt khách sạn cho khách mời VIP,…
– Kiểm tra thực đơn, các đơn vị cung ứng các dịch vụ ăn uống cho sự kiện
Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các dịch vụ cung ứng khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia vào sự kiện để quy trình tổ chức sự kiện được diễn ra thuận lợi hơn.
Kiểm tra các yếu tố khác trong quy trình tổ chức sự kiện
Trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài công tác kiểm tra chuẩn bị cho những nội dung đã được đề cập ở trên, trong sự kiện còn có những mảng công việc và nhiều yếu tố khác cần được tiến hành kiểm tra. Đối với từng sự kiện cụ thể sẽ có những yếu tố ảnh hưởng khác nhau, tuy nhiên có thể chỉ ra các yếu tố khác thường gặp phải kiểm tra trong khi tổ chức sự kiện là: Các tài liệu cho sự kiện, các chương trình bổ trợ và quà tặng.
– Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản hay mẫu file được lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau chứa đựng các thông tin có liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo… để phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi cho người tham gia sự kiện.
– Ngoài chương trình chính trong sự kiện thì còn phải xem xét đến việc chuẩn bị các chương trình bổ trợ hoặc dự phòng cho quá trình tổ chức để hạn chế những thay đổi đột xuất và đảm bảo sự kiện tổ chức thành công.
Tổng kết
Nhìn chung trước khi sự kiện được diễn ra thì bạn cần phải thực hiện công tác kiểm tra toàn bộ quy trình tổ chức như thế nào. Vừa để đảm bảo sự kiện đã được chuẩn bị một cách tốt nhất, hạn chế rủi ro trước khi sự kiện xảy ra. Bất cứ sự kiện nào cũng đều cần chuẩn bị kỹ lương và chi tiết, chính vì thế quy trình kiểm tra tỏng quát trước khi bắt đầu sự kiện rất cần thiết. Hy vọng bài viết này sẽ đem lại những kiến thức bổ ích giúp bạn tổ chức sự kiện thành công.