Việc tổ chức sự kiện rất quan trọng chính vì thế cần chuẩn bị chú đáo, chi tiết. Hoạt động này đem lại nhiều lợi ích mà doanh nghiệp, giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ đến công chúng mục tiêu. Cũng nhiều người thắc mắc để tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Và sự thật nó là cả một quá trình đòi hỏi người quản lý làm event phải có chuyên môn cao.
Các công ty tổ chức sự kiện thường sẽ có quy trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện rất bài bản, chuyên nghiệp. Họ cũng có đội ngũ nhân viên chuyên môn riêng và đảm trách từng công việc nhất định. Tham khảo bài viết này để biết các công việc cơ bản cần phải chuẩn bị cho sự kiện
Xác định mục đích tổ chức sự kiện để làm gì?
Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Để trả lời câu hỏi đó đầu tiên chúng ta cần xác định trước mục đích tổ chức sự kiện mà bạn cần là gì? Việc này giúp bạn sáng tạo ý tưởng cũng như xây dựng được kịch bản có nội dung phù hợp, hiệu quả.
Thường thì khi tổ chức sự kiện sẽ có nhiều mục đích khác nhau. Đối với doanh nghiệp ví dụ khi tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty thì mục đích chính vẫn là đánh dấu cột mốc lịch sử phát triển của họ, tiếp theo là vinh danh những nhân viên xuất sắc. Đồng thời cũng là để quảng bá thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ khi sự kiện thành công.
Nhắm đối tượng tham gia sự kiện gồm những ai?
Mỗi một sự kiện dành cho một đối tượng khách mời khác nhau thì sẽ có tính chất khác nhau. Nên xác định rõ đối tượng tham gia có đặc điểm gì để xây dựng kế hoạch chương trình cho phù hợp. Ví dụ như đối với chương trình dành cho đối tác, khách hàng thì cần tổ chức sang trọng, đăng cấp. Còn chường trình cho nhân viên công ty thì cần không gian ấm áp, gần gũi. Sự kiện cho trẻ nhỏ thì cần tổ chức các hoạt động vui vẻ, bổ ích.
Lên kế hoạch dự trù chi phí tổ chức sự kiện sao cho phù hợp
Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gi? không phải ai cũng biết việc chuẩn bị chi phí rất quan trọng. Để tổ chức một sự kiện thì bạn cần xác định những yếu tố như: tổng chi phí thực hiện là bao nhiêu? nguồn ngân sách có sẵn và được tài trợ là bao nhiêu? Tiếp theo bạn cần liệt kê những hạng mục cần phải chi tiêu, chi phí ước tính là bao nhiêu. Sau đó điều chỉnh ngân sạch từng hạng mục sao cho phù hợp với tổng ngân sách đang có.
Xác định thời gian tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?
Mỗi sự kiện đều có thời gian tổ chức cụ thế, tuỳ theo loại hình đó như thế nào. Ví dụ những sự kiện như khai trương, khánh thành, thi công… đều phải tổ chức đúng ngày đẹp và giờ tốt hợp phong thuỷ. Hay những sự kiện kỷ niệm ngày thành lập thì sẽ tổ chức đúng ngày ra đời của công ty. Còn một số loại sự kiện khác thường sẽ tổ chức vào ngày cuối tuồn, nếu trong tuần sẽ tổ chức sau 16h.
Khi xác định được thời gian tổ chức sự kiện sớm, thường sẽ trước khoảng 1 tháng để mọi người có thể chuẩn bị tốt cho buổi event hôm đó.
Tham khảo và lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện
Vấn đề địa điểm tổ chức sự kiện thì thường những nơi đẹp, thuận lợi thì sẽ nhiều người đặt lịch, chính vì thế bạn cần chuẩn bị đặt trước khoảng 2-3 tuần. Hơn nữa bạn cần chuẩn bị trước nhiều phương án, có nghĩa là tham khảo nhiều nơi nữa, để phòng khi không đặt được chỗ này thì chúng ta có sẵn địa điểm khác để thay đổi.
Về chọn địa điểm bạn cần lưu ý những điều sau: không gian, sức chứa, vị trí thuận lợi, các dịch vụ đi kèm, ngân sách và ở đó bãi đỗ xe có đủ không. Đáp ứng được những yếu tố này sẽ rất phù hợp để sự kiện của bạn được diễn ra suôn sẻ hơn. Cũng giải trả lời được một phần câu hỏi khi bạn tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?
Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm, từng người để chuẩn bị và thực hiện
Những sự kiện có quy mô lớn, có hàng trăm, hàng nghìn người tham gia, thì bạn không thể nào đảm nhiệm hết được tất cả mọi việc. Bắt buộc phải thành lập đội ngũ tổ chức với nhiều thành viên và chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng người.
Ví dụ một ban tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? thì bạn có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau như: nhóm ý tưởng, chịu trách nhiệm nghĩ ra kịch bản và nội dung và tất cả các ý tưởng thực hiện cho chương trình. Nhóm hậu cần, phụ trách thuê các dịch vụ bền ngoài như: phương tiện đi lại, địa điểm tổ chức, thiết bị âm thanh, ánh sáng… Nhóm nữa là điều hành, thường họ sẽ chịu trách nhiệm xây dựng chương trình, giám sát và xử lý rủi ro, điều hành chương trình diễn ra thành công.
Sáng tạo ý tưởng cho sự kiện
Sáng tạo ý tưởng khi tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Đây là những công việc của nhóm ý tưởng thực hiện, công đoạn này rất quan trọng để quyết định sự kiện này có ấn tướng đối với khách mời hay không?
Đầu tiên cần lựa chọn chủ đề, concept sự kiện. Chủ đề cần ngắn ngọn, dễ nhớ, gây ấn tượng. Concept cần dựa vào mục đích của người tổ chức sự kiện để bắt đầu lên ý tưởng.
Tiếp đến cần xây dựng kịch bản cho chương trình theo 3 loại: kịch bản sự kiện tổng quát, kịch bản MC dẫn chương trình và kịch bản kỹ thuật sự kiện.
Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Để lập kế hoạch truyền thông sự kiện cần lựa chọn hình thức phù hợp cho từng doanh nghiệp và mục tiêu tổ chức sự kiện của họ. Về thời gian thì kế hoạch truyền thông sự kiện gồm truyền thông sau sự kiện và trước sự kiện. Về đối tượng thì có kế hoạch truyền thông nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Về phương tiện truyền thông thì có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau, mỗi sự kiện sẽ phù hợp với kênh truyền thông nào đó.
Lập danh sách khách mời cho sự kiện
Khi tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Tiếp theo đó là bạn nên chuẩn liệt kê danh sách những khách mời tham gia, có bao nhiêu người để có thể sắp xếp chương trình chọn địa điểm hợp lý. Nên chốt lượng khách mời sớm và xem đặc điểm khách mời tham dự là gì dịch vụ sao cho hợp lý và tiết kiệm ngân sách.
Chuẩn bị xin giấy phép tổ chức sự kiện
Tuỳ theo sự kiện tổ chức với mục đích và quy mô như thế nào thì bạn nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp phép của nhà nước để hoạt động. Gửi đúng cơ quan chức năng có thẩm quyền phê duyệt thì bạn có thể được phép thực hiện chương trình theo đúng luật. Nên thực hiện xin cấp phép trước 10 ngày để có thời gian chuẩn bị kịp thời, nếu không có giấy phép thì buổi sự kiện của bạn sẽ có thể bị hoãn bất cứ lúc nào.
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp, uy tín
Công đoạn này thì nhóm điều hành sẽ thực hiện. Họ sẽ tìm đặt thuê phương tiện để di chuyển phù hợp nhất để đến được địa điểm tổ chức, hơn nữa cũng có thể đặt vé rẻ nhất để tiết kiệm chi phí và đi đúng giờ.
Chuẩn bị lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm để có thể có nơi tổ chức phù hợp. Khi chuẩn bị bạn cần lưu ý về không gian, chi phí dịch vụ và tất cả những dịch vụ kèm theo ở địa điểm đó.
Ngoài ra bạn cần liên kết với một số nhân sự bên ngoài để thực hiện chương trình một cách chuyên nghiệp hơn: MC, ca sỹ, lễ tân, PG, hay nhóm múa… Lưu ý về chi phí, ngoại hình của những nhân sự đó phải phù hợp với chủ đề của chương trình.
Các thiết bị, máy móc âm thanh, ánh sáng, quay phim chụp ảnh, bạn cũng cần chuẩn bị thuê ngoài những dịch vụ này, bởi nó rất cần thiết cho một sự kiện chuyên nghiệp.
Ngoài ra nếu công ty bạn chưa có kinh nghiệm để tổ chức sự kiện, bạn nên thuê ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp để thực hiện dễ dàng hơn.
Dự phòng những rủi ro có thể xảy ra khi làm sự kiện
Hầu hết tất cả những sự kiện đều ẩn chứa nhiều rủi ro mà bạn không thể biết trước được. Cách duy nhất để có thể hạn chế đó là bạn cần chuẩn bị đề ra những rủi ro có thể xảy ra nhất, và chuẩn bị luôn những giải pháp khắc phục việc này. Có thể rủi ro sẽ xảy ra như: thời tiết xấu, sự cố máy móc ,điện hay nhân sự làm việc chậm trễ….
Quá trình vận hành và tổng kết truyền thông sau sự kiện
Chuẩn bị xong tất cả những công việc trên bạn sẽ bắt tay vào thực hiện, vận hành để chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch và thành công. Sau đó thì bạn nên lên kế hoạch truyền thông sau sự kiện. Dựa vào quá trình tổ chức cũng như mục đích của sự kiện đó để bạn có thể lên kế hoạch hiệu quả hơn. Sử dụng những hình ảnh trong buổi sự kiện để đăng lên các phương tiện truyền thông của công ty, cũng là để quảng bá hình ảnh cực hiệu quả.
Tổng kết
Hy vọng với bài viết trên đã giúp bạn trả lời được câu hỏi tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Chúc chương trình của bạn sẽ diền ra thật thành công, đem lại hiệu quả tuyệt với đến cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất cứ vấn đề gì thắc mắc, hãy liên hệ với Kong Media để được tư vấn cụ thể hơn về dịch vụ rổ chức sự kiện chuyên nghiệp.