Những khó khăn khi tổ chức party ngoài trời và hướng giải quyết

Sự kiện party ngoài trời thành công thường dựa vào yếu tố không gian thoáng mát, rộng dãi. Loại hình sự kiện này thường được rất nhiều người lựa chọn, thế nhưng nó cũng có một số bất cập cần lưu ý. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn những khó khăn khi tổ chức party ngoài trời và hướng giải quyết nó như thế nào? Nếu bạn đang cần chọn địa điểm phù hợp thì nên cân nhắc một số yếu tố quan trọng dưới đây.

Những khó khăn khi tổ chức party ngoài trời cần lưu ý

Tổ chúc party ngoài trời không thể kiểm soát được lượng xe

Khi tổ chức party ngoài trời thường khó kiểm soát được lượng xe của khách mời đến tham dự sự kiện. Đây là một vấn đề nhức nhối và nan giải đối với tất cả các nhà làm sự kiện. Thật khó để có thể kiểm soát được lượng xe khi không gian tổ chức không có bãi đỗ xe để chứa số lượng xe khách mời tham gia sự kiện.

Nếu như bạn tổ chức sự kiện ở khách sạn có bãi giữ xe và vấn đề bố trí chỗ gửi xe cho khách mời khách sạn sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn và khi thiếu chỗ gửi xe nhân viên của khách sạn sẽ phải bố trí điều hành, lựa chọn địa điểm giữ xe cho khách thì tổ chức party ngoài trời lại hoàn toàn khác. Còn nếu bạn tổ chức vào địa điểm ngoài trời khác thì sẽ phải tính toán và lo liệu tất cả những vấn đề này.

Chính vì thế mà nếu như địa điểm tổ chức party ngoài trời gặp khó khăn khi lượng người đến tham dự quá đông thì chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng bị kẹt xe, bị tắc đường khiến cho giao thông trên tuyến đường có sự kiện sẽ bị ùn tắc. Điều này không những gây ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện, gây thiếu thiện cảm và tiêu cực với khách mời mà cùng những hộ dân sinh sống ở quanh khu vực. Từ đó dẫn đến những đánh giá không tốt về công ty, doanh nghiệp của bạn.

Khi quyết định tổ chức party ngoài trời, bạn cần phải tính toán thật kỹ về bãi đậu xe cho khách mời tới tham dự sự kiện. Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện khác nhau mà đưa ra sự lựa chọn về địa điểm gửi xe khác nhau. Nếu sự kiện của bạn được tổ chức dành cho mọi đối tượng, thì bạn chỉ cần tính toán đến bãi đỗ xe dành cho xe máy. Thế nhưng với những sự kiện dành cho khách vip và thành đạt, có điều kiện kinh tế cao thì phương tiện chủ yếu là ô tô thì cần phải có một bãi đất rộng để khách có thể để xe thuận lợi.

Tổ chức party ngoài trời có thể sẽ gặp rủi ro về thời tiết không thuận lợi

Vấn đề về thời tiết luôn luôn là vấn đề mà bạn không thể nào lường trước được khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Cho dù bạn chọn tổ chức vào hôm đẹp trời thế nhưng vẫn có khả năng thời tiết xấu xảy ra như: mưa, gió to kèm theo bụi cát hay trời quá nắng. Bạn luôn ở trong thế bị động, vì thế điều bạn có thể làm duy nhất là hãy theo dõi dự báo thời tiết hàng ngày và đưa ra những phương án dự phòng phù hợp nhất để khắc phục yếu tố này nếu xảy ra. Giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và thành công.

Rủi ro về vệ sinh an toàn thực phẩm

Vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm luôn là vấn đề cần phải được quan tâm hàng đầu. Việc phục vụ đồ ăn thức uống cho một lượng lớn người ăn thì rất khó, vừa phải chế biến sao cho phù hợp với nhiều người ăn mà lại phải đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ cao. Nếu không đảm bảo được vệ sinh an toàn thực phẩm chắc chắn sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường gây mất uy tín và hình ảnh của công ty.

Tổ chức party ngoài trời dễ gặp vấn đề về an ninh trật tự

Không gian ngoài trời rộng lớn và thoáng đãng, nhưng điều đó cũng có những mặt tiêu cực của nó cần phải được lưu ý. Nhiều kẻ gian sẽ lợi dụng sơ hở để thực hiện những hành vi xấu như trộm cắp, gây rối, … Bởi vậy cần phải quan tâm đến vấn đề an ninh trật tự khi tổ chức sự kiện, giúp giữ hình ảnh văn minh, lịch sự, thân thiện của công ty trong mắt khách mời.

Những rủi ro phát sinh từ các thiết bị công nghệ

Những sự cố về máy móc điều hành có lẽ chính là điều hay xảy ra nhất cho dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, chính vì thế hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng một lần nữa trước khi sự kiện diễn ra khoảng 30 phút để đảm bảo chất lượng cho sự kiện.

Giải pháp giúp hạn chế rủi ro khi tổ chức party ngoài trời

Một quy trình tổ chức party ngoài trời bao gồm rất nhiều công đoạn, cần phải chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo cho sự thành công. Bởi vậy người làm sự kiện cần đảm bảo thật chu đáo những công việc sau:

• Lập kế hoạch cụ thể và phù hợp với thực tế, phải xác định đúng mục tiêu của việc tổ chức sự kiện và khoanh vùng những đối tượng sẽ tham dự sự kiện là ai. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của các đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại thì cần phải kiểm tra check – in thật kỹ lưỡng với khách mời để hạn chế mức tối đa khả năng có kẻ gian trà trộn.
• Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết, sẵn sàng đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, và cần phải dự phòng biến cố lớn
• Có một đội chuyên trách xử lý những vấn đề liên quan đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Lập kế hoạch để đảm bảo an toàn khi lắp đặt các thiết bị.
• Lập bảng check – list tất cả các thiết bị cần kiểm tra trước khi sự kiện được bắt đầu, tốt nhất nên tổ chức chạy thử chương trình trước khi sự kiện diễn ra
• Chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện một cách chu đáo.
• Lên kế hoạch để xử lý mọi rủi ro xảy ra trong sự kiện
• Xem dự báo thời tiết tại địa điểm tổ chức sự kiện để lên phương án dự phòng.

Tổng kết

Trên đây là những rủi ro khi tổ chức party ngoài trời thường gặp, Kong Media cũng có những giải pháp để hạn chế những rủi ro. Liên hệ với Kong Media nếu muốn có một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp. Bởi chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, cũng như có nhiều lợi thế về nhân sự, cơ sở vật chất hiện đại để giúp nhiều doanh nghiệp làm sự kiện hiệu quả.