Cách ứng phó với thời tiết xấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời là điều mà rất nhiều người quan tâm khi muốn tổ chức một sự kiện đó thành công. Trong bài viết này, Kong Media sẽ chia sẻ tới bạn một vài kinh nghiệm để ứng phó với điều kiện thời tiết không thuận lợi khi tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả nhất.
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là một trong những loại hình sự kiện được nhiều người lựa chọn. Bởi tổ chức sự kiện ngoài trời không gian rộng và thoáng hơn trong nhà, vì thế người tổ chức sự kiện có thể thỏa sức sáng tạo. Tuy nhiên, vấn đề mà sự kiện ngoài trời gặp phải đó chính là vấn đề thời tiết. Ở Việt Nam, khí hậu vô cùng khắc nghiệt, chính vì thế các sự kiện ngoài trời đôi lúc không thể diễn ra thành công. Chính vì thế các cách ứng phó với thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời sau đây sẽ giúp ích cho bạn để mang đến thành công cho sự kiện.
Khó khăn khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà thời tiết không ủng hộ
– Gặp mưa các thiết bị máy móc sẽ bị ướt, hư hỏng dễ dẫn đến tình trạng chập điện , cháy nổ.
– Tình trạng mưa bão sẽ dẫn đếm các vật dụng trang trí trong sự kiện đều bị phá hỏng.
– Ngoài ra mưa to kéo dài sẽ dễ bị ngập úng tại nơi tổ chức sự kiện
– Tiệc ngoài trời thường sẽ có lượng khách mời đông, phải nấu ăn cho nhiều người, thế nhưng nơi trưng bày đồ ăn cần được che chắn để tránh khi trời mưa gió, bụi bay vào. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
– Thời tiết mưa gió cũng khiến cho khách mời không thể đến tham gia sự kiện thuận lợi hoặc sẽ có người không đến. Điều này khiến sự kiện không mấy thành công nếu như khách mời không tham gia đầy đủ.
– Nếu thời tiết nắng nóng quá cũng dễ khiến con người bị say nắng, chóng mặt, sảnh hưởng đến sức khoẻ cho người tham dự khi phải đứng ngoài trời quá lâu.
Có thể thấy khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà thời tiết xấu, gặp mưa bào, gió lốc kèm theo bụi bẩn thì cũng là vấn đề nan giải, không lường trước được nên chúng ta cần có những phương án dự phòng để khắc phục ngay.
Cách khắc phục thời tiết xấu khi muốn tổ chức sự kiện ngoài trời
Kiểm tra dự báo thời tiết
Tuy không mang đến thông tin chính xác 100%, nhưng việc theo dõi dự báo thời tiết vào thời điểm diễn ra sự kiện chắc chắn sẽ vẫn giúp cho bạn có thể nhận được được khả năng thay đổi thời tiết để chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện chứ không phải phó mặc hoàn toàn cho ông trời và nhận về nỗi lo lắng cho mình.
Thông báo khả năng thời tiết không tốt đến cho khách mời
Nên thông báo cho khách đến tham dự sự kiện về khả năng trời sẽ mưa hay nắng để khách hàng sẽ chủ động hơn khi dự tiệc để khách chủ động mang ô dù để che nắng, che mưa.
Lập ra phương án dự phòng
Lập ra phương án dự phòng chính là điều không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời thành công. Dù thế nào thì vẫn cần phải có một phương án để backup. Trong trường hợp khu vực tổ chức sự kiện có không gian trong nhà thì chính là điều tuyệt nhất. Với không gian đủ rộng thì khi trời mưa bạn có thể di chuyển tổ chức sự kiện ở trong nhà. Tuy nhiên nếu không có backup thì bạn cần phải chuẩn bị dù che, hay lều bạt để ứng phó kịp thời với những cơn mưa bất chợt.
Chú ý đến những món ăn.
Một sự kiện không thể nào thiếu được tiệc ăn uống. Chính vì thế việc bảo quản thức ăn là điều cần thiết khi thời tiết có sự chuyển biến xấu đi. Bạn cần phải thống nhất với nhà hàng về vấn đề này để có được những ứng phó nhanh nhất đảm bảo các món ăn không bị ảnh hưởng và không gây ra những tổn thất cho chủ nhân của sự kiện.
Tổ chức sự kiện thật phong cách với mưa
Bạn nghĩ thế nào về một đám cưới dưới trời mưa? Sẽ rất tuyệt đấy nhé, mưa sẽ cho bạn những bức hình cưới thật tuyệt vời, cho nên đừng bỏ qua cơ hội này. Thay vì phải đầu bù tóc rối, quần áo ẩm ướt với khuôn mặt không vui vẻ khi trời mưa thì hãy chào đón mưa giống như một vị khách đặc biệt. Tại sao không làm lễ cưới dưới mưa và cùng vui hết mình với khách mời. Bạn và khách mời chắc chắn sẽ có những kỷ niệm không bao giờ quên.
Cách ứng phó với gió lớn khi tổ chức tiệc cưới trên biển
Tổ chức đám cưới trên bãi biển thật là lãng mạn phải không nào? Tuy nhiên, tổ chức đám cưới trên bãi biển thường xảy gió lớn. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của sự kiện, vì gió ở biển thường mang theo một lượng lớn cát và muối. Vì thế gây ảnh hưởng rất lớn đến việc trang trí đám cưới và trang phục của cô dâu, chú rể, đặc biệt là đồ ăn. Để ứng phó với vấn để này bạn cần phải chuẩn bị một chiếc lều thật chắc chắn để đặt đồ ăn và đảm bảo chỗ ngồi cho khách tham dự. Đặc biệt cần phải quan tâm đến cọc giữ lều, cần phải thật chắc chắn.
Đám cưới khi trời lạnh
Nếu như bạn tổ chức đám cưới vào những ngày đầu mùa đông hoặc cuối mùa thu thì lúc này thời tiết có phần hơi se se lạnh bởi chịu sự ảnh hưởng của những đợt không khí lạnh. Cho nên, hãy nhắc nhở các vị khách của mình chuẩn bị khăn ấm để tham dự tiệc đảm bảo sức khỏe cho khách mời.
Tổng kết
Trên đây là những cách ứng phó với thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hi vọng với những chia sẻ này, bạn sẽ rút ra được những kinh nghiệm phù hợp với điều kiện của mình. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi muốn tổ chức sự kiện hoàn hảo thì đội ngũ nhân sự Kong Media sẽ đáp ứng được. Với sự chuyên nghiệp, biết cách quản lý thời gian, thi công, quản lý đám đông và nhân sự… để tránh xảy ra sự cố, ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, hoặc có khả năng làm cho sự kiện không đạt được mục tiêu.