Làm việc từ xa phổ biến hơn bao giờ hết. Ngay cả khi một số doanh nghiệp đã quay trở lại văn phòng, việc xử lý từ xa là một phần không thể thiếu.
Một lý do chính đáng là những người làm việc từ xa có xu hướng làm việc hiệu quả hơn những người làm việc tại văn phòng của họ.
Tuy nhiên, làm việc tại nhà không truyền cảm hứng kỳ diệu cho nhóm của bạn để hoàn thành nhiều việc hơn.
Những người có đạo đức làm việc tuyệt vời và đặt mục tiêu trong văn phòng cũng có khả năng thành công ở văn phòng tại nhà của họ. Nhưng có một số thách thức làm cho công việc từ xa có một chút khác biệt.
Cho dù bạn đang thuê các thành viên nhóm phân tán mới hay đang tìm cách giúp những người hiện tại của bạn nâng cấp kỹ năng của họ để làm việc từ xa, bài viết này nói về các kỹ năng làm việc tại nhà quan trọng mà bạn nên tìm kiếm.
Tại sao kỹ năng làm việc từ xa lại quan trọng
Thông thường, các nhà quản lý tuyển dụng tìm kiếm các dấu hiệu của một đạo đức làm việc tốt và bỏ qua các kỹ năng khác giúp các nhóm từ xa thành công.
Đạo đức làm việc từ xa của một người là tập hợp các giá trị và đặc điểm cho phép họ làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Chúng ta có xu hướng nghĩ về đạo đức làm việc như một thứ bạn có hoặc bạn không có.
Thực ra, đạo đức làm việc chỉ là một trong nhiều kỹ năng cốt lõi.
Trong một môi trường làm việc lành mạnh, mỗi thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về danh sách nhiệm vụ của mình. Họ cần có đạo đức làm việc, tính độc lập, kỹ năng tư duy phản biện và sẵn sàng giao tiếp để hoàn thành công việc.
Nếu không có một bộ kỹ năng đầy đủ, nhóm của bạn sẽ gặp vấn đề về năng suất. Khoảng cách giao tiếp cũng có thể gây ra các vấn đề với nền văn hóa xa xôi của bạn.
Các đội phân tán không phải lúc nào cũng phát hiện ra những lỗ hổng kỹ năng từ xa cho đến khi họ tiêu tốn hàng nghìn đô la. Các công cụ như Hubstaff có thể giúp bạn vượt qua những vấn đề đó bằng cách tạo ra nhiều khả năng hiển thị hơn trong nhóm từ xa của bạn, nhưng không có gì thay thế cho đạo đức làm việc.
Lãnh đạo là yếu tố quan trọng để giúp nhóm của bạn phát triển công việc của họ từ các kỹ năng gia đình
Chúng tôi không thể bao gồm tất cả mọi thứ trong một bài đăng blog. Đọc tiếp để tìm hiểu cách phát triển đạo đức làm việc tốt hơn trong nhóm của bạn và tải xuống Ebook Quản lý Từ xa miễn phí của chúng tôi để có thêm tài nguyên nhằm giúp bạn tăng năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn.
Các kỹ năng làm việc từ xa mà nhóm của bạn cần
Có nhiều hơn một đạo đức làm việc mạnh mẽ hơn là sự sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ. Bạn có thể lãng phí thời gian tại nơi làm việc bằng cách tập trung vào những điều sai trái hoặc sa lầy vào các quy trình kém hiệu quả.
Các thành viên trong nhóm của bạn với những kỹ năng làm việc tại nhà này có nhiều khả năng thể hiện tinh thần làm việc mạnh mẽ hơn. Tìm kiếm những đặc điểm này ở những nhân viên mới.
Nếu bạn muốn cải thiện đạo đức làm việc của nhóm, hãy đầu tư vào nhóm của bạn và giúp họ phát triển các kỹ năng làm việc từ xa này.
1. Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời
Kỹ năng giao tiếp kém của một thành viên trong nhóm có thể làm chậm toàn bộ nhóm và dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và các dự án quá hạn.
Tất cả những người làm việc từ xa tuyệt vời đều có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và có thể truyền đạt những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách dễ dàng.
Trong một nhóm từ xa, nhân viên sẽ thực hiện hầu hết các giao tiếp của họ thông qua email và các ứng dụng liên lạc như Slack. Điều này làm cho điều quan trọng là họ phải giỏi thể hiện bản thân bằng văn bản.
Trên hết, các thành viên trong nhóm của bạn phải giỏi giơ tay và yêu cầu hoặc đề nghị giúp đỡ.
Khi nhóm của bạn làm việc tại nhà, giao tiếp không ngẫu nhiên xảy ra. Mỗi khi đồng nghiệp kết nối, ai đó phải tiếp cận và biến điều đó thành hiện thực.
Khả năng đáp ứng là một kỹ năng giao tiếp quan trọng khác cần xây dựng.
Mặc dù công việc từ xa chắc chắn liên quan đến giao tiếp không đồng bộ, nhưng điều quan trọng vẫn là các thành viên trong nhóm có thể trả lời tin nhắn của nhau trong một khung thời gian hợp lý.
Đối với hầu hết các nhóm ở xa, điều này có nghĩa là trả lời email và tin nhắn Slack trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được chúng.
Cách cải thiện giao tiếp từ xa
Bạn cần đặt ra tiêu chuẩn cho cách bạn muốn giao tiếp trong công ty trông như thế nào. Trong hầu hết các trường hợp, điều này sẽ yêu cầu cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn, bạn có thể thực hiện bằng cách:
- Nghe nhiều hơn và nói ít hơn – Đây là cách dễ nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Đơn giản chỉ cần tập trung vào người kia và những gì họ đang nói thay vì nghĩ về dòng tiếp theo của bạn sẽ như thế nào.
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn – Ngôn ngữ cơ thể là một phần không thể thiếu trong giao tiếp. Khi nói chuyện với ai đó, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình đang thể hiện ngôn ngữ cơ thể tiêu cực bằng cách cúi xuống, nhìn xuống hoặc để tay trong túi.
- Tham gia các khóa học và đọc sách – Có rất nhiều khóa học và sách về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Hãy tận dụng những điều này để trở thành một người giao tiếp tốt hơn.
Tại Hubstaff, chúng tôi sử dụng Tuyên ngôn Truyền thông của mình để bảo vệ thời gian làm việc sâu, khuyến khích cộng tác lành mạnh và đặt ra các giới hạn hợp lý. Bạn có thể lấy một bản sao của nó ở đây để sử dụng làm mẫu.
2. Khả năng làm việc độc lập
Những người rất phù hợp với công việc từ xa thường không cần phải cầm tay nhiều trong công việc. Các thành viên trong nhóm này sẽ không gửi email cho người giám sát của họ hàng chục lần một ngày để hỏi những câu hỏi mà lẽ ra họ có thể tự trả lời bằng các nguồn lực mà họ đã có.
Họ có khả năng làm việc độc lập và tự tìm hiểu mọi thứ. Trên thực tế, họ thích nó hơn.
Cách tăng tính độc lập trong nhóm của bạn
Nếu một người cần rất nhiều sự giúp đỡ để thực hiện công việc của họ, đó có thể là điều bạn cần giải quyết riêng. Nếu bạn nhận thấy rằng đây là xu hướng trong nhiều nhóm của mình, có thể bạn có một số vấn đề về quy trình cần khắc phục.
Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập thông tin họ cần.
Ghi lại tất cả các quy trình của bạn và sử dụng hệ thống quản lý tác vụ như Hubstaff Tasks để lưu giữ hồ sơ tốt. Ví dụ: chúng tôi sử dụng danh sách kiểm tra và nhận xét để theo dõi tiến độ để có thể giao công việc cho người tiếp theo dễ dàng hơn.
Đối với những người cần một chút đi đúng hướng, hãy tập thói quen trả lời câu hỏi của họ bằng cách giải thích cách họ có thể tự trả lời câu hỏi đó.
Nói cách khác, nếu ai đó hỏi bạn cách chính xác để trả lời câu hỏi của khách hàng, hãy hướng họ đến thư mục nơi bạn lưu giữ các hướng dẫn hỗ trợ và cho họ biết nơi cần xem để tìm câu trả lời đó. Khuyến khích họ đánh dấu thông tin quan trọng để họ có thể tìm lại.
Theo thời gian, nhóm của bạn sẽ học được rằng họ có thể và nên tìm kiếm thông tin và tự mình đưa ra quyết định.
3. Trách nhiệm giải trình
Là người lãnh đạo của một nhóm từ xa, bạn không có thời gian để kiểm tra mọi người để đảm bảo rằng họ đang làm những gì bạn yêu cầu.
Bạn sẽ có thể tin tưởng vào nhóm của mình thực hiện những gì họ nói, đáp ứng thời hạn và lên tiếng nếu có điều gì đó không diễn ra như kế hoạch.
Những người có kỹ năng làm việc từ xa tuyệt vời thường có sự trưởng thành để chịu trách nhiệm cho hành động của mình. Họ không đổ lỗi cho người khác, thay vào đó tập trung vào cách tiến lên phía trước.
Làm thế nào để cải thiện trách nhiệm giải trình
Nếu bạn muốn nâng cao trách nhiệm giải trình của nhân viên , bạn cần đảm bảo luôn có trách nhiệm với bản thân. Thực hiện theo lời hứa của bạn và chịu trách nhiệm khi mọi thứ không diễn ra theo cách bạn mong đợi.
Đây là một nơi khác mà phần mềm quản lý tác vụ đặc biệt hữu ích. Giao nhiệm vụ cho những người cụ thể để mọi người biết ai chịu trách nhiệm về việc gì. Sử dụng quy trình làm việc tự động để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Sắp xếp công việc của bạn một cách khôn ngoan giúp mọi thứ không bị trượt qua các kẽ hở. Nó cũng cung cấp cho nhóm của bạn một nơi thuận tiện để giao tiếp nếu họ cần điều chỉnh.
4. Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc
Làm việc từ xa thường đi kèm với giờ làm việc linh hoạt.
Những người trước đây bị giới hạn trong những giờ làm việc cụ thể có thể gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian khi lần đầu tiên họ được phép có một lịch trình làm việc linh hoạt. Thời gian có thể nhanh chóng lấy đi một ai đó khi họ không cần phải làm việc tám giờ một ngày, năm ngày một tuần.
Các thành viên trong nhóm làm việc từ xa tuyệt vời biết cách quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả . Họ thường sử dụng danh sách việc cần làm và các công cụ theo dõi thời gian để giữ cho bản thân luôn ngăn nắp.
Những người làm việc hàng đầu này luôn quan tâm đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống . Mỗi tuần, họ dành thời gian nhất định mà không để công việc lấn át cuộc sống gia đình. Nếu họ có quá nhiều việc phải làm và không đủ thời gian để làm, họ sẽ cho đồng đội biết để bạn có thể điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp.
Cách thúc đẩy quản lý thời gian tốt hơn
Một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện việc quản lý thời gian trong công ty của bạn là sử dụng công cụ theo dõi thời gian.
Với một công cụ như Hubstaff, nhóm của bạn theo dõi thời gian theo nhiệm vụ . Dữ liệu đó cho nhóm của bạn và người quản lý của bạn biết chính xác thời gian làm việc. Ước tính của bạn sẽ chính xác hơn vì bạn có thể xem thời gian thực hiện các dự án tương tự và nhóm của bạn có thể biết nhiệm vụ nào bắt đầu ngốn nhiều giờ hơn dự kiến.
Có thể bạn sẽ luôn có nhiều công việc trong danh sách việc cần làm hơn là thời gian bạn có thể làm. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là rất quan trọng để quản lý thời gian tốt. Giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc theo đúng trình tự bằng cách thiết lập và giao tiếp các ưu tiên rõ ràng.
Bạn cũng có thể muốn thử một kỹ thuật quản lý thời gian trong nhóm của mình, chẳng hạn như Hoàn thành mọi việc (GTD) hoặc chặn thời gian .
Các hệ thống khác nhau hoạt động với những người khác nhau, vì vậy hãy thử nghiệm một vài hệ thống và xem điều gì phù hợp nhất với nhóm của bạn.
5. Tính chủ động
Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm từ xa , bạn muốn có càng nhiều nhân viên chủ động càng tốt.
Những người này không chỉ đảm đương trách nhiệm công việc chính mà còn tìm cách cải thiện quy trình và quy trình làm việc hiện có của công ty.
Họ sẵn lòng giúp đỡ với nhiều nhiệm vụ khác nhau, ngay cả khi những nhiệm vụ đó không phải là một phần trách nhiệm cốt lõi của họ.
Các thành viên trong nhóm chủ động là những nhân viên gắn bó với công việc chủ động thay vì chờ ai đó chỉ cho họ phải làm gì.
Cách khuyến khích nhóm của bạn chủ động hơn
Thưởng cho những hành vi mà bạn muốn thấy. Khi các thành viên trong nhóm đưa ra ý tưởng với bạn, hãy cảm ơn họ vì đã lên tiếng và xem xét các đề xuất của họ một cách nghiêm túc.
Thật dễ dàng để chỉ trích một ý tưởng mới, đặc biệt nếu nó khác với những gì bạn đang làm. Hãy chống lại sự cám dỗ đó. Các thành viên trong nhóm sẽ ngần ngại thử những điều mới hoặc đưa ra đề xuất mới nếu phản hồi tức thì của bạn là quan trọng.
Nếu bạn nhận thấy rằng không ai trong nhóm của bạn rất chủ động, bạn có thể đang gặp vấn đề về văn hóa.
Có thể bạn đang quản lý vi mô và mọi người không cảm thấy được trao quyền.
Có lẽ các chính sách của bạn khen thưởng những người giữ nguyên hiện trạng hơn những người tạo ra nhiều công việc hơn bằng cách chia sẻ những ý tưởng mới.
Hãy nhìn lại văn hóa của bạn và xóa bỏ những rào cản ngăn cản mọi người lên tiếng. Dần dần, nhóm của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi đưa ra quyết định và đưa ra ý kiến của họ.
Đạo đức làm việc từ xa tốt là dấu hiệu tốt nhất của một nhân viên có kỹ năng làm việc từ xa tuyệt vời. Nếu nhân viên hiện tại của bạn đang thiếu bộ phận đạo đức làm việc, hãy sử dụng hướng dẫn này để giải quyết các vấn đề cụ thể trước khi bạn đổ lỗi cho một sai sót trong tính cách.
Hãy nhớ dẫn dắt bằng ví dụ.
Cho nhóm của bạn thấy rằng đạo đức làm việc là quan trọng bằng cách tuân theo những lời hứa của bạn và sống theo các giá trị của công ty.
Đây là một lời nhắc cuối cùng:
Tinh thần làm việc không có nghĩa là làm việc mọi giờ để chứng minh lòng trung thành và sự cam kết của bạn. Đó không phải là một cách lành mạnh để điều hành một đội. Miễn là nhóm của bạn tuân theo tất cả các cam kết của họ và làm công việc có chất lượng tốt, bạn có thể tin tưởng vào đạo đức làm việc từ xa của họ.