Tổ chức sự kiện và những điều cơ bản nên biết

Trong những hoạt động của doanh nghiệp thì tổ chức sự kiện luôn là việc quan trọng nhất. Doanh nghiệp chủ sự kiện thông qua đó để thể hiện đẳng cấp, xây dựng hình ảnh đẹp và khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh. Cùng tìm hiểu bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu hơn về hình thức sự kiện này.

1. Doanh nghiệp nên hiểu tổ chức sự kiện là gì?

Được hiểu đơn giản tổ chức sư kiện chính là thực hiện các hoạt động, bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Hoạt động này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Hơn nữa còn để phát triển cho thương hiệu của nhãn hàng để tăng doanh số bán hàng.

Tổ chức sự kiện và những điều cơ bản nên biết 1
Định nghĩa tổ chức sự kiện

2. Những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến

Vấn đề được rất nhiều người quan tâm nữa khi tổ chức sự kiện là có bao nhiêu loại hình tổ chức sự kiện. Thường có rất nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tổ chức các sự kiện phù hợp cho từng ngành nghề, từng mục đích. Tuy nhiên sẽ được chia theo 4 loại hình cụ thể như sau:
– Sự kiện kỷ niệm: Bao gồm các lễ hội truyền thống, tiệc cưới, sinh nhật, kỷ niệm ngày thành lập,…
– Sự kiện giáo dục: Bao gồm các sự kiện được tổ chức phục vụ cho mục đích huấn luyện, truyền đạt các thông tin giáo dục như: lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng, các hội thảo hay hội nghị,…
– Sự kiện về tiếp thị: Bao gồm các sự kiện được tổ chức nhằm thu hút quan tâm của khách hàng đến một sản phẩm hay dịch vụ như: hội chợ, khai trương, lễ giới thiệu sản phẩm,…
– Sự kiện khen thưởng: Bao gồm các sự kiện được tổ chức với mục đích tôn vinh, tri ân như lễ trao giải, lễ tưởng niệm, lễ vinh danh,…

Tổ chức sự kiện và những điều cơ bản nên biết 2
Một số loại hình tổ chức sự kiện

3. Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì

Có thể thấy tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp như thế nào. Chính vì thế những vai trò quan trọng của hoạt động sự kiện này cụ thể như sau:
– Giúp doanh nghiệp, cá nhân thu hút sự quan tâm của truyền thông và công chúng. Đây là một chiến lược marketing nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và đưa đơn vị tiếp cận gần hơn với khách hàng.
– Giúp các đơn vị kinh doanh nâng cao nâng số bán hàng và tác động hiệu quả đến doanh thu.
– Giúp người tiêu dùng tiếp cận gần hơn đến những sản phẩm và dịch vụ mình quan tâm. Từ đó có sự lựa chọn hợp lý và phù hợp với nhu cầu.

Tổ chức sự kiện và những điều cơ bản nên biết 3
Tổ chức sự kiện cũng là chiến lược marketing hiệu quả

4. Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản

Để có thể thành công trong việc tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, vấn đề lớn nhất cần quan tâm đó là quy trình. Chuẩn hóa các bước thực hiện và làm tốt mọi khâu chính là điều kiện cần để sự kiện được thành công tốt đẹp. Vậy quy trình cơ bản của tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện cần những gì? Có 4 giai đoạn cơ bản sau đây:

4.1. Giai đoạn trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện

Trước khi bắt đầu sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện cần tìm hiểu và chuẩn bị trước nhiều vấn đề. Cụ thể như:

– Nguyện vọng của đơn vị muốn tổ chức sự kiện.
– Các yếu tố có thể tác động đến sự thành công của sự kiện đó.
– Đưa ra các ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể.
– Vận chuyển và lắp đặt các vật trang trí, bối cảnh sự kiện.
– Thực hiện chiến dịch quảng bá thông qua truyền thông khiến nhiều người biết đến.
– Đưa ra các phương án dự phòng khi có sự cố.
– Sự kiện giao lưu với khách hàng của REALME
– Cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi việc và dự tính sự cố có thể xảy ra

4.2. Giai đoạnh thực hiện chạy sự kiện

Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn chạy sự kiện bao gồm:

– Lắp đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng và kiểm tra lại hoạt động lần cuối.
– Đón tiếp khách và thực hiện lễ khai mạc.
– Quản lý và điều hành diễn biến chính, phục vụ ăn uống, lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
– Luôn giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng
– Điều phối nhân viên đón khách và triển khai sự kiện

4.3. Giai đoạn cuối cùng sau sự kiện

– Xúc tiến quảng bá thương hiệu trong sự kiện.
– Tạo mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp trang thiết bị và các dịch vụ bổ trợ trong sự kiện.
– Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất khiến khách hàng tìm đến bạn lần sau.
– Điều phối nhân viên đón khách và triển khai sự kiện
– Đừng quên chăm sóc khách hàng sau sự kiện

4.4. Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Một vấn đề sau sự kiện cần được giải quyết đó là tài chính và khả năng quản lý những khoản chi phí của sự kiện. Bên cạnh đó là việc phải đối mặt với khủng hoảng và tìm cách giải quyết hợp lý để tránh trường hợp rủi ro xảy ra vào những lần tổ chức sau này.

Tổ chức sự kiện và những điều cơ bản nên biết 4
Quy trình chuyên nghiệp

Tổng hợp

Nhìn chung để thực hiện một sự kiện chuyên nghiệp thì các doanh nghiệp cần mất nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị. Tổ chức sự kiện thành công sẽ đem lại hiệu quả cao trong quá trình marketing quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Khi có nhu cầu triển khai các chương trình, sự kiện, tiệc cưới hỏi, hội nghị,… hãy liên hệ với Kong Media nơi cung cấp dịch vụ event chuyên nghiệp nhất.

Mục lục

Bài viết liên quan

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services