10 rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đây chính là điều vô cùng quan trọng mà một người eventor phải nghĩ tới ngay khi lập kế hoạch tổ chức. Cần phải biết những sự cố đó là gì để lên kế hoạch chuẩn bị phương án cần thiết phòng tránh rủi ro sự kiện. Cùng Kong Media tham khảo bài viết dưới đây.

10 rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý 1
Những rủi ro cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

1. Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Có lẽ chúng ta đã từng chứng kiến 1 vài sự kiện đang diễn ra, mà bỗng dưng đèn vụt tắt, hoặc tiếng âm thanh mất, không nghe thấy gì. Đây là những rủi ro sự kiện rất ảnh hưởng, vì chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật trên sân khấu khiến chương trình dừng lại, sẽ khiến khách tham dự cảm giác như kéo dài cả 30p, và những setup trước đó có thể bị mất, quan trọng là chúng có thể làm mất mạch cảm xúc đang theo dàn dựng.

Các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng cần lưu ý đấu một tủ điện dự phòng, để dù có mất điện vẫn có thể duy trì được thêm 15p đến khi kỹ thuật điện đến sửa lại. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn.

10 rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý 2
Các thiết nị tổ chức sự kiện

2. Rủi ro về an toàn trong thiết bị khi tổ chức sự kiện

Đây là một trong những rủi ro lớn nhất và ảnh hưởng nhất trong sự kiện, thường là các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình led, hoặc các thiết bị đặc thù khác. Về rủi ro thiết bị sự kiện trên sân khấu sẽ được chia ra thành 2 loại.

Những rủi ro sự kiện này sẽ càng gặp khó khăn hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão. Chúng ta có những thiết bị đặc thù cho sự kiện outdoor, tuy nhiên đối với các đường điện thì vẫn có vấn đề khi gặp nước. Vì vậy hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật.

Ngoài ra, đối với sân khấu luôn có những rủi ro rất nguy hiểm. Sân khấu không được lam trên mặt cát, bùn hay nơi địa hình gồ ghề, chiều cao vừa phải để tránh bị ngã.

3. Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ tổ chức sự kiện

Sự kiện là nơi có rất nhiều thành phần tham dự và tham gia trong cùng hoạt động, vì vậy việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều hội nhóm là không thể tránh khỏi. Và thường xuyên suốt hiện trong các sự kiện là tiệc tùng, bia rượu. Chính vì vậy, việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi, hoặc có thể là việc khách tham dự sử dụng các loại chất cấm, chất kích thước

Nên có đội ngũ bảo an túc trực tại các khu vực, và đội ngũ giám sát tại mọi khu vực. Tránh để việc xảy ra thương tích, hoặc sử dụng chất cấm khi tổ chức sự kiện, vì nếu điều đó xảy ra, đơn vị tổ chức sẽ là người phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

4. Sự kiện có trẻ em, rủi ro không lường trước

Đối với trẻ em, thường hay nghịch ngợm, mày mò những thứ mình không biết, điều này không chỉ ảnh hưởng đến các thiết bị phục vụ sự kiện, mà còn có thể gây ra tai nạn thương tiếc. Bạn cần những hoạt động sau để đảm bảo an toàn:

– Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
– Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
– Các khu vực gần ở điện được khoá lại, và có người giám sát
– Các thiết bị cần được đặt xa tầm với của trẻ
– Xây dựng 1 vài khu vui chơi tập trung dành cho trẻ

10 rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý 3
Sự kiện liên hoan quốc tế thiếu nhi

5. Sự kiện có kẻ bên ngoài xâm nhập

Một sự kiện lớn và thu hút nhiều người thì việc có người xâm nhập là rất dễ. Mỗi sự kiện thường phòng tránh rủi ro này bằng cách quây kín, và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh trường hợp mất cắp, ngoài ra bạn cũng cần đảm bảo đội ngũ an ninh có kinh nghiệm, cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để xử lý các tình huống linh hoạt, tránh tình trạng không đáng có.

6. Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Có trường hợp người tham dự tiệc xong về bị ngộ độc thực phẩm. Để đảm bảo cho thực phẩm luôn chất lượng nhất, hãy lựa chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng cao cấp, khách sạn lớn. Trong trường hợp kinh phí không cho phép thì giải pháp hữu hiệu nhất là kiểm tra thật kỹ trước khi ra món ăn.

7. Rủi ro trong y tế khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện thời đại mới mang tính sôi động và hướng chúng ta đến việc nhảy nhót và vận động mạnh nhiều hơn. Điển hình như các show diễn EDM, các sự kiện mang tính chất thể dục thể thao.

Việc hoạt động này chứa đựng hàng loạt rủi ro sự kiện về sức khoẻ và y tế mà không thể lường trước được. Cách tốt nhất là cần chuẩn bị 1 đội ngũ y tế túc trực, 2 – 3 xe cứu thương. Tuy nhiên băng bông thuốc đỏ, thuốc đau bụng, cán đỡ y tế, xe cứu thương là những vật dụng không thể thiếu được.

8. Yếu tố thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết mưa bão, nắng nóng luôn là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, dù là sự kiện indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ khách tham dự không thể đến, hoặc lúc về gặp rắc rối. Tuy nhiên đối với sự kiện outdoor, đây thực sự là một rủi ro sự kiện lớn. Đương nhiên chúng ta có các thiết bị outdoor, nhưng cũng không tránh khỏi các rủi ro đổ, sập, cháy nổ khi dính phải mưa, hoặc nắng nóng dẫn đến cảm nắng…

Với indoor thì đơn giản hơn, tuy nhiên với outdoor, chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế sau đó lên phương án phù hợp, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự. Hãy đảm bảo các mái che, nhà giàn không gian để che nắng che mưa. Thậm chí đôi khi chúng ta còn phải sử dụng đến cột thu lôi trong trường hợp sấm chớp mạnh. Để có thể lên phương án chuẩn bị tốt nhất, hãy liên tục cập nhật dự báo thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

9. Rủi ro về tiến độ thi công hạng mục

Tiến độ công việc chậm, không theo sát dự tính, đây cũng là 1 trong các rủi ro sự kiện thường xuyên. Điều nẫy dẫn đến kéo theo các hệ luỵ như thiếu thời gian tổng duyệt, chất lượng hạng mục không cao… Việc quản lý tiến độ thực của công việc cũng khá khó khăn, vì đa phần đơn vị tổ chức muốn vừa đẹp vừa rẻ, dẫn đến lựa chọn các nhà thầu không chất lượng.

10. Tổ chức sự kiện dễ cháy nổ từ những hiệu ứng phục vụ sân khấu

Các sự kiện sẽ không bao giờ thiếu các loại pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa…Những hiệu ứng ấy là điểm nhấn giúp cho sự kiện của bạn thêm lung linh, hoành tráng hơn. Tuy nhiên, việc này cũng hết sức nguy hiểm, có thể dẫn đến tai nạn bị bỏng lạnh, bỏng nóng. Thậm chí nếu các bình khói không được thực hiện đúng cách sẽ gây ảnh hưởng đến tính mạng.

Để phòng tránh những rủi ro này, hãy gọi những chuyên gia về hiệu ứng thực hiện. Họ sẽ có cách để đảm bảo an toàn nhất cho sự kiện, phòng tránh các rủi ro sự kiện nguy hiểm

10 rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý 4
Tổ chức sự kiện nhiều trang thiết bị, đồ dùng dễ bị cháy nổ

Tổng kết

Nhìn chung khi tổ chức một sự kiện nào thì cũng sẽ có khả năng gặp những rủi ro trên. Điều chúng ta cần làm lường trước được những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị những phương giải quyết nó. Kông Media là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chính vì thế chúng tôi có kinh nghiệm dày dặn để giải quyết những rủi ro trên.

Mục lục

Bài viết liên quan

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services