Đối với các doanh nghiệp để quảng bá hình ảnh đều cần phải tổ chức những sự kiện. Không những thể hiện đẳng cấp, sự khác biệt mà còn khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động. Thế nhưng để thực hiện một sự kiện thành công trước tiên bạn cần hiểu được tổ chức sự kiện là gì? Cùng Kong Media tìm hiểu qua bài viết này.
1. Trước tiên tìm hiểu sự kiện là gì?
Được hiểu một cách đơn giản thì sự kiện là những hoạt động do các cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp nào đó làm chủ. Các hoạt động đó được diễn có chủ đích, tại một địa điểm và thời gian cụ thể. Thông qua sự kiện này sẽ truyền tải được thông điệp của chủ bữa tiệc đến những người được tham gia.
Tuỳ vào mỗi người mà hiểu khái niệm sự kiện nó như thế nào? tổ chức sự kiện cần những gì? Nếu như trước kia hầu hết mọi người đều hiểu một sự kiệm phải mang tính quy mô lớn (cuộc thi hoa hậu, đại hội thể thao, khai mạc du lịch….) thì bây giờ định nghĩa của nó sẽ được mở rộng hơn. Bao gồm những sự kiện mang ý nghĩa cá nhân, quy mô nhỏ hơn như: tổ chức sinh nhật, tiệc cưới, hội nghị công ty, ra mắt sản phẩm mới, khai trương,…
2. Khái niện tổ chức sự kiện là gì?
Hiểu được sự kiện là gì? vậy theo bạn tổ chức sự kiện là gì? Đây là một chuỗi những hoạt động được thực hiện trong sự kiện. Quá trình tổ chức sự kiện từ bắt đầu cho đến khi kết thúc đều phải đảm bảo yêu cầu thực hiện đúng như kế hoạch. Nhằm đảm bảo đơn vị chủ trì truyền tải hết được thông điệp, ý nghĩa của buổi lễ đến với khách mời tham gia.
Việc tổ chức sự kiện không hề đơn giản, chính vì thế cần lên kế hoạch từ trước để có thể thực hiện một cách hoàn hảo và chuyên nghiệp. Nơi tổ chức sự kiện thường sẽ là nơi có diện tích rộng, để chứa nhiều người. Tuỳ vào nhu cầu tổ chức của chủ sự kiện để có chọn nơi phù hợp. Ở các nước phát triển thì việc tổ chức sự kiệm nó được xem là một ngành nghề. Ở Việt Nam cũng đang phát triển mạnh mẽ và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn. Những lĩnh vực cần tổ chữ sự kiện là gì? bao gồm: thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị…
Với xã hội ngày càng phát triển như hiện nay thì bạn có thể dễ dàng tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện. Thế nhưng Kong Media là nơi cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp nhất.
3. Tuyệt chiêu để thành công khi tổ chức sự kiện là gì?
Mặc dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì người quản lý tốt chức sự kiện cũng không thế biết trước được những sự cố nào xảy ra. Thế nhưng nếu có kinh nghiệm thì có thể giải quyết được các sự cố bất ngờ xảy ra. Vì thế bạn cần lưu ý thực hiện những điều sau để có được sự thành công khi tôt chức sự kiện là gì?
3.1. Xác định được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Tùy theo tính chất và quy mô sự kiện mà bạn có thể cân nhắc chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Một số địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp mà Kong Media đã liệt ke dưới đây. Mời các bạn cùng tham khảo những địa điểm này:
– Tổ chức ở khách sạn, resort
– Trung tâm hội nghị
– Các hà hát, trung tâm triển làm
– Trung tâm chuyên tổ chức sự kiện
– Co-working space
– Nhà hàng hoặc quán cafe
Tất cả những địa điểm này đều có những đặc thù riêng, bạn cần tham khảo và cân nhắc xem mình cần địa điểm nào phù hợp để tổ chức sự kiện.
3.2. Gửi thư mời kèm thông điệp
Sau khi đã xác định được địa điểm, bước tiếp theo cần làm đó là gửi thư mời đến khách hàng, đối tác. Nội dung thư cần thể hiện được những yếu tố cụ thể bao gồm: tên tổ chức sự kiện là gì? Đơn vị nào tổ chức? Thời gian và địa điểm ở đâu? Chương trình được tổ chức với các bước như thế nào?
3.3. Thực hiện bám sát kế hoạch đã đề ra
Một bản kế hoạch chi tiết cần được thực hiện tỉ mỉ trước khi bắt đầu sự kiện. Có như vậy mới đảm bảo được sự thành công của chương trình. Khi đã có trong tay kế hoạch, việc cần thiết là thực hiện theo đúng những gì đã được đề ra. Thay đổi về phút chót có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình diễn ra của sự kiện.
3.4. Làm việc thông minh
Đội ngũ chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện phía doanh nghiệp cần lên những kế hoạch làm việc thông minh để sự kiện được diễn ra hoàn hảo nhất. Các thông tin khách hàng nên được lưu vào file riêng để thuận tiện sử dụng trong và sau quá trình tổ chức. Với mỗi khách mời, nên chuẩn bị bảng tên, thẻ địa điểm để gửi trong chương trình và thư cảm ơn khi sự kiện kết thúc.
3.5 Chú ý những chi tiết nhỏ
Có nhiều người không quan tâm đến các chi tiết nhỏ có thể khiến sự kiện không được diễn ra hoàn hảo, tốt đẹp. Đôi khi những điều này sẽ ảnh hưởng đến cả một quá trình hay chất lượng các hoạt động. Ví dụ khi tổ chức một buổi lễ dành cho những người theo đạo, hãy lưu tâm đến tín ngưỡng cũng như những điều kiêng kị….
3.6. Luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra
Nếu hiểu được tổ chức sự kiện là gì? thì bạn chắc chắn cũng hiểu được tính chất của nó là không không ai có thể biết trước được những vấn đề xấu có thể xảy ra là gì. Kế hoạch dự phòng có thể sẽ không khiến hoạt động hoàn hảo như ban đầu nhưng là phương án tốt nhất để hạn chế rủi ro.
3.7. Trang bị nhưng vật dụng nhỏ giúp ích cho khách hàng
Một số đồ vật nhỏ có thể giúp ích cho khách mời nên được trang bị. Đây chính là hành động thông minh và tinh tế; để khách mời có ấn tượng tốt và luôn biết được rằng bạn luôn quan tâm đến họ. Ví dụ băng dính hai mặt, kim chỉ hay kéo,… có thể không có tác dụng lớn nhưng sẽ hữu ích rất nhiều khi khách hàng cần.
3.8. Theo sát khách mời để đảm bảo nhưng nhân vật quan trọng tham gia sự kiện
Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để đảm bảo chương trình được diễn ra tốt nhất. Hãy liên hệ trước 2 đến 3 ngày để đảm bảo những khách mời quan trọng sẽ có mặt. Sau khi kết thúc sự kiện, nếu có thể nên gửi thư cảm ơn cùng một số bức hình khoảnh khắc đẹp của họ.
3.9. Ứng dụng công nghệ
Ekip thực hiện cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa tất cả các bộ phận khi tổ chức. Sử dụng bộ đàm, máy chiếu, camera, microphone,… sẽ giúp sự kiện có được sự thành công lớn nhất. Hãy sử dụng những thiết bị công nghệ để phục vụ tốt nhất cho chương trình đó.
3.10. Lập kế hoạch chi tiêu trong khả năng
Một tuyệt chiêu nữa trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện là gì? Đó chính là chi tiêu trong khả năng của bạn có và hạn chế ngân sách. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo chất lượng cho khách mời. Hãy thương lượng với các đơn vị phân phối để thống nhất về giá. Nhiều khoản tiết kiệm nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá ngân sách và việc nay cũng khá quan trọng.
Tổng kết
Để thành công khi tổ chức sự kiện bạn cần nắm rõ những lưu ý trên. Đối với những doanh nghiệp, cá nhân nào chưa có kinh nghiệp hoặc không lên được kế hoạch tỏ chức sự kiện cho mình thì hãy tham khảo agency bên ngoài. Kong Media là đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện một cách chuyện nghiệp nhất. Hãy liên hệ với Kong Media để được tư vấn cụ thể hơn.