Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc thực hiện một chuỗi những công việc dựa trên ý tưởng của một người nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ, cá nhân hay thương hiệu. Thế những để tổ chức thành công một sự kiện không phải là điều dễ dàng. Với bài viết sau đây Kong Media chia sẻ về tất cả quy trình và cách tổ chức, để từ đó có thể tạo nên được một sự kiện ngoài trời ý nghĩa, lý tưởng.
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Đầu tiên, chúng ta cần phải hiểu về khái niệm sự kiện là gì? Sự kiện (event) được hiểu là những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa của người tổ chức, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện chỉ có thể tổ chức một lần như lễ khai trương, lễ tổng kết…hoặc là chuỗi sự kiện liên tiếp có cùng mục đích, ví dụ là sự kiện fashion show, sự kiện bán hàng…
Còn tổ chức sự kiện lại là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện. Rồi tiến hành thực hiện, tổ chức ra bên ngoài. Đây được xem là một giải pháp cũng mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho chiến dịch truyền thông, phục vụ mục đích của từng sự kiện, khách hàng khác nhau.
Tùy thuộc vào ý tưởng hay mục đích của từng sự kiện mà họ có thể chọn hình thức như sự kiện ngoài trời và trong nhà. Tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được mà còn phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải.
2. Kinh nghiệm giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả
Bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công hoàn hoả nên tham khảo những kinh nghiệm hữu ích mà Kong Media đã chia sẻ dưới đây:
2.1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp với yêu cầu và mục đích của người tổ chức
Địa điểm chọn tổ chức sự kiện được coi là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Do vậy bạn cần lưu ý kỹ đến một số vấn đề sau để quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý nhất.
– Nội dung cho buổi sự kiện ngoài trời đó là gì?
– Trước tiên cần xác định khách hàng, khách mời, người tham dự, đối tượng khán giả…của sự kiện đó là ai?
– Diện tích của địa điểm đó, số lượng khách tham gia, không gian ngoài trời cần thiết để sử dụng là bao nhiêu?
– Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có đảm bảo thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an ninh trật tự an toàn, có bãi giữ xe hay không…?
Trả lời được những câu hỏi trên để từ đó bạn có thể đưa ra được quyết định sáng suốt, sự lựa chọn đúng đắn về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp nhất.
Nhớ lưu ý đến các vấn đề về thủ tục hành chính (nếu có). Hoặc các trường hợp phải xin phép hay thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý.
2.2. Thời tiết hợp lý
Do là tổ chức sự kiện ngoài trời nên vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ càng. Bạn không nên tổ chức những sự kiện ngoài trời có quy mô lớn vào mùa mưa. Trong trường hợp đã lên kế hoạch chuẩn bị trước thì bạn cũng nên đề phòng những kiểu thời tiết có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng… Từ đó cần chuẩn bị áo mưa, ô, dù… để hạn chế tối đa những hiện tượng xấu của thời tiết đối với người tham gia sự kiện.
2.3. Vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện
Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện cũng rất đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó được tổ chức ở ngoài trời. Cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết (nhất là những sự kiện về văn hóa ẩm thực). Hay nên chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải cho sự kiện phù hợp.
Về vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo tối đa nhất. Thường thì dù là sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì cũng đều có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Do đó, các bạn nên thuê đội an ninh hay bảo vệ để giữ gìn, trật tự cho sự kiện. Và đây cũng chính là một cách để bạn nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện ngoài trời của mình được thành công hơn nữa.
3. Cách tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng cần phải đảm bảo diễn ra theo quy trình của nó. Vì thế, nếu các bạn chưa biết cách tổ chức sự kiện ngoài trời như thế nào thì đừng bỏ qua những bước cơ bản như sau:
3.1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện
Sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng thì cần xây dựng ý tưởng và chủ đề cho sự kiện. Nghĩa là trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn cần phải tư vấn nội dung, lên ý tưởng, chủ đề chung của chương trình sao cho phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng. Ý tưởng và chủ đề sẽ là chìa khóa để bạn dễ dàng lên kế hoạch cho những bước sau đó.
Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo mà các bạn cần phải làm đó chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình. Bởi nếu ý tưởng được xem là linh hồn thì chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng phù hợp với chủ đề thì bắt buộc các bạn phải xem xét rồi dựa trên những tiêu chí mà khách hàng đề ra cũng như tệp khách hàng được mời tới để tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
3.2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và chủ đề của sự kiện thì các bạn cũng đừng bỏ qua bước lựa chọn thời gian và địa điểm để tổ chức sự kiện. Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc sao cho phù hợp với các loại hình sự kiện. Nếu là tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn có thể lựa chọn tổ chức tại công việc hoặc không gian bên ngoài ở các nhà hàng. Về thời gian tổ chức sự kiện thì nên chọn tương thích với mục đích tổ chức. Ví dụ, đối với những sự kiện khai trương thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng – thời điểm mà mọi người di chuyển nhiều trên đường. Mục đích là để sự kiện sẽ thu hút nhiều sự chú ý của mọi người.
3.3. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết
Đây là bước không bao giờ thiếu vắng trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông là xây dựng chi tiết kịch bản cho sự kiện. Trong bước này, bạn chuẩn bị như viết kịch bản cho chương trình, trang trí và dàn dựng, bố trí nhân lực cho từng khâu…
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện sẽ gồm các bước sau:
- Lên danh sách khách mời: Lên danh sách khách mời cũng là một công đoạn không thể nào bỏ qua được khi tổ chức sự kiện.
- Dự trù kinh phí tổ chức: Các bạn nên dự trù kinh phí cho những khoản cần phải chi trong sự kiện một cách rõ ràng. Còn nếu chỉ được tổ chức sự kiện với một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra thành các khoản nhỏ hơn tương ứng với những công việc cụ thể.
- Trình bày dự án với khách hàng: Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp diễn ra thì bạn cần phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để họ xem xét trước để điều chỉnh theo ý họ.
3.4. Tiến hành chuẩn bị tổ chức sự kiện ngoài trời
Các bộ phận thực hiện theo những nhiệm vụ được phân công trong bản kế hoạch. Một số công việc mà các bạn cần thực hiện trong bước này đó chính là trang trí địa điểm tổ chức sự kiện hay thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng…
Đặc biệt, một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần liên tục giám sát tiến độ tổ chức sự kiện cũng như công việc được phân công. Mục đích là để nếu có phát sinh vấn đề sự cố trong quá trình tổ chức, người tổ chức sự kiện nên báo lại để mọi người cùng nhau giải quyết rồi đưa ra phương án thay thế thích hợp.
3.5. Tổng duyệt chương trình
Bước này là tổng duyệt trong quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Vì sao ư? Bởi đây chính là bước kiểm tra tổng thể cuối cùng trước khi sự kiện được chính thức bắt đầu. Chạy thử chương trình sẽ giúp bạn đánh giá được sự kiện đã thực hiện được bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu, có hiệu quả nhiều không? Đồng thời để xem xét có cần điều chỉnh vấn đề gì nữa không?
Kết thúc sự kiện, vẫn còn một số công việc mà các bạn nên hoàn thành để sự kiện diễn ra được trọn vẹn và hoàn hảo hơn. Dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện
Mặc dù sự kiện đã kết thúc nhưng chương trình sự kiện vẫn chưa hoàn toàn kết thúc. Bây giờ cần làm là dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện. Rồi làm thủ tục thanh toán hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bàn giao đạo cụ dụng cụ thuê sử dụng…
3.6. Họp bàn rút kinh nghiệm
Khi event kết thúc, mỗi bộ phận cũng nên viết báo cáo đánh giá về quá trình tổ chức sự kiện vừa qua. Sau đó, sẽ có một buổi họp tổng thể để đưa ra đánh giá của từng bộ phận về việc thực hiện các công việc khi tổ chức sự kiện.
4. Quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời
Theo kinh nghiệm của nhiều người chuyên nghiệp đã quá quen thuộc với công việc tổ chức sự kiện ngoài trời thì sẽ có 3 bước chính các bạn phải thực hiện
4.1. Đón tiếp khách mời.
Khâu đón tiếp khách mời chính là lời chào là màn gây dựng ấn tượng đầu tiên đối với khách mời. Vì thế, các bạn cần thiết lập một đội lễ tân xinh đẹp, nhiệt tình để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp.
4.2. Quá trình diễn ra chương trình
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, mặc dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng tốt nhất các bạn vẫn cần tập trung kiểm tra từng khâu một cho đến khi kết thúc chương trình. Nhất là các vị trí điều khiển sự kiện cần thực hiện chương trình đúng như kế hoạch ban đầu đặt ra. Tránh những trường hợp phát sinh hoặc các sự cố ngoài ý muốn.
4.3. Kết thúc chương trình
Sau khi kết thúc chương trình, bạn vẫn nên bố trí để đội lễ tân có nhiệm vụ là đưa tiễn và gửi lời cảm ơn tới khách. Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể chuẩn bị thêm những món quà nho nhỏ hoặc quà lưu niệm để thay lời cảm ơn của mình tới khách mời đã đến tham dự sự kiện.
Tổng kết
Tổ chức sự kiện ngoài trời phải phụ thuộc vào thời tiết nhiều thế nên bạn cần lưu ý nhất về yếu tố này. Nếu bạn chưa thực sự có kinh nghiệm để làm nên buổi sự kiện, hãy liên hệ với công ty Kong Media để được cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp nhất. Với đội ngũ nhân sự trẻ, giàu ý tưởng sáng tạo, nhiều kỹ năng và kinh nghiệm trong việc thực hiện các chương trình sự kiện. Chúng tôi đã thực hiện nhiều sự kiện thành công, giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Hãy tin tưởng và lựa chọn chúng tôi.