5 cách tổ chức event đơn giản mà mang lại hiệu quả cao

Tổ chức sự kiện hay còn gọi là event, đây là những hành động nhằm tổ chức một chương trình thu hút người quan tâm. Cách tổ chức event có rất nhiều, bắt đầu từ việc lên ý tưởng, kịch bản cho đến khi kết thúc sự kiện. Sự kiện diễn ra với lĩnh vực khác nhau như giáo dục, kinh doanh, thể thao… Thông qua các hình thức hội nghị, roadshow, họp báo… Nhằm mục đích đưa sản phẩm tới gần công chúng hơn, nhằm mang tới, truyền tải một thông điệp tới cho nhiều người biết đến.

Đầu tiền cần xác định mục đích của các event

– Tổ chức event là sự kiện được dự tính và lên kế hoạch theo những mục tiêu đã được đề ra từ người tổ chức.
– Nhằm truyền tải thông điệp và nội dung nào đấy đến người tham dự.
– Giúp các công ty đưa những sản phẩm của họ hoặc đưa những thông điệp mà công ty muốn truyền đến người dùng.
– Cũng có thể là một cách để nhắc lại những sản phẩm cũ của công ty để người dùng nhớ đến thông qua các buổi roadshow, activation,….
– Ngoài ra event ở đây còn bao gồm những bữa tiệc gặp mặt, tiệc trà, hoặc những bữa tiệc ăn uống. Tạo điều kiện để gắn kết tình đồng nghiệp giữa đồng nghiệp và ban giám đốc.

5 cách tổ chức event đơn giản mà mang lại hiệu quả cao 1
Cách tổ chức event

Cách tổ chức event cần tìm hiểu mục tiêu cụ thể

Đặt mục tiêu rõ ràng trước khi bạn tìm cách tổ chức event giúp quý công ty đi đúng hướng trong quá trình tổ chức event.

Từ việc setup thiết bị, mẫu kịch bản họp báo, cũng như phân bổ nguồn nhân lực; cho đến mẫu timeline sự kiện, kịch bản mẫu.
Tất cả đều sẽ được dễ dàng và thống nhất hơn; tạo động lực để toàn bộ bộ phận tổ chức hoàn thành công việc được giao tốt hơn. Giúp quý công ty đạt được kết quả mong muốn khi kết thúc event đó.

Xác định đối tượng muốn hướng đến

Trong bất kỳ sự kiện nào, số lượng khách hàng và khách hàng tiềm năng mà một event thu hút được là cơ sở để đánh giá sự thành công của nó. Vì thế, việc khoanh vùng đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xây dựng được concept thích hợp, xuyên suốt sự kiện. Đây cung là một trong những cách tổ chức event cơ bản nhất.

Việc xác định khách hàng mục tiêu là vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của sự kiện, chương trình hay event nào cũng hướng tới mục tiêu làm hài lòng khách hàng, khách mời của mình hay qua chương trình nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp, đó mới là cách tổ chức event hoàn hảo.

5 cách tổ chức event đơn giản mà mang lại hiệu quả cao 2
Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Cách tổ chức event là cần chuẩn bị nguồn nhân lực

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong cách tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ hoặc có thể dẫn đến không thành công. Để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

– Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
– Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
– Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.
– Sự chuyên nghiệp, tùy cơ ứng biến, hỗ trợ hợp tác với doanh nghiệp, công ty,…trong cách tổ chức event.

Cách tổ chức event rất cần sự hỗ trợ của Marketing

– Sự ảnh hưởng và độ bao phủ của một sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp.
– Để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, bạn cần phải thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi event diễn ra.
– Hãy tưởng tượng rằng bạn đã bỏ ra hàng triệu đô kinh phí, chuẩn bị một chương trình kĩ càng nhưng lại không hề có một ai biết đến, điều này thực sự kinh khủng.
– Trong cách tổ chức event thì việc quảng bá hình ảnh sự kiện hết sức quan trọng.
– Tuỳ vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn, bạn sẽ xác định được việc sử dụng phương tiện truyền thông để quảng bá khách hàng một cách hiệu quả nhất.
– Cách tổ chức event được nhiều người biết đến phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược, đầu tư tạo sự ấn tượng thu hút tới thật nhiều đối tượng tham gia.
– Để tạo nên một sự kiện thành công mà không phải phí phạm nhiều công sức, bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các công ty tổ chức sự kiện uy tín.

5 cách tổ chức event đơn giản mà mang lại hiệu quả cao 3
Đẩy mạnh event marketing

Tổng kết

Là công ty với cách tổ chức evnet chuyên nghiệp, Kong Media chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến sự kiện. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm. Chúng tôi luôn cố gắng làm hài lòng mọi khách hàng với chất lượng phục vụ tốt nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất.

Mục lục

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services