TIP những điều cần chú ý khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch Covid

Trước tình hình bệnh dịch diễn biến phức tạp trên cả nước, tất cả chúng ta đều không được phép chủ quan. Thế nhưng những hoạt động truyền thông vẫn có thể diễn ra nếu như đảm bảo được an toàn 5K cho người tham dự cũng như đội ngũ tổ chức sự kiện. Hãy cùng Kong Media tham khảo bài viết sau đây.

Cập nhật tin tức về tình hình dịch Covid thường xuyên

Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần thường xuyên theo dõi các thông tin từ hướng dẫn y tế phòng dịch đến các tin tức về ca bệnh ở cơ quan y tế, chính quyền địa phương. Điều này nhằm đảm bảo sức khỏe cho cộng đồng trên toàn quốc nói chung cũng như ở địa phương bạn nói riêng.

Sự kiện là nơi tập trung đông người nên khả năng lây lan virus rất nhanh. Có thể nói, đó chính là tình huống khó khăn mà ngành tổ chức sự kiện phải đối mặt. Bởi vậy điều đầu tiên mà những người làm sự kiện cần phải chú ý đó là thường xuyên cập nhật thông tin về dịch bệnh. Như đã nói ở trên việc cập nhật thông tin về dịch bệnh luôn dễ dàng thực hiện, bởi vậy hãy thường xuyên kiểm tra tin tức để đảm bảo cập nhật kịp thời và đảm bảo an toàn cho bạn, các cộng sự và những khách mời tham dự sự kiện. Ngoài các khuyến cáo từ tổ chức y tế công cộng và chính quyền địa phương, có hai nguồn thông tin bạn có thể tham khảo: Tổ chức Y tế thế giới (WHO) và Trung tâm kiểm soát và phòng ngừa dịch bệnh (CDC)

TIP những điều cần chú ý khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch Covid 1
Cập nhật thương xuyên thông tin về dịch Covid trước khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa

Ngoài việc theo dõi thông tin từ các nguồn đáng tin cậy, bạn cũng cần tuân thủ theo đúng các chỉ dẫn từ WHO, đảm bảo an toàn cho sức khỏe của bạn, đồng nghiệp và những người tham gia sự kiện để có một sự kiện thành công tốt đẹp. Đầu tiên nên lưu ý tất cả mọi người thực hiện biện pháp 5k để phòng tránh Covid. Tiếp theo là có những giải pháp hạn chế được tiếp xúc của mọi người với nhau.

Hãy luôn nhớ kiểm tra thân nhiệt của đồng nghiệp, khách mời và những người tham gia khác vào sự kiện như giao nhận chuyển đồ. Tốt nhất bạn nên sắp xếp một nhân viên đứng trước cửa ra vào để đo thân nhiệt và làm các thủ tục khác để đảm bảo rắng tất cả các vị khách đến tham dự đều an toàn, không mắc virus. Thực hiện việc đeo khẩu trang và khử trùng hoặc sử dụng nước rửa tay khô. Tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị bình nước rửa tay khô cỡ lớn để tất cả người tham gia sự kiện đều có thể sử dụng dễ dàng.

TIP những điều cần chú ý khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch Covid 2
Thực hiện 5k phòng chống dịch bệnh khi tổ chức sự kiện

Rà soát lại toàn bộ chương trình sự kiện

Khi tổ chức sự kiện nên kiểm tra và xác định các yếu tố nhằm hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm. Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một sự kiện kết nối cộng đồng thì việc khuyến khích bỏ qua hoặc hạn chế bắt tay và giao tiếp gần với nhau là cực kỳ cần thiết.

Còn đối với tất cả những chương trình được sự cho phép của nhà nước, chính phủ nhưng cũng cần hạn chế tối đa khách mời tham dự, nên mời những người quan trọng nhất.

Giữ liên lạc, trấn an với những người tham dự

Trước hết, người làm tổ chức sự kiện hãy cho những khách mời tham dự của bạn biết rằng sự kiện của bạn vẫn đang diễn ra và phác thảo các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh tại sự kiện. Điều này sẽ giúp tất cả khách mời yên tâm khi tham gia. Mà sự kiện do bạn tổ chức cũng tạo được ấn tượng tốt với khách mời và đối tác.

Hãy lưu ý các biện pháp phòng tránh cho khách mời có thể bao gồm không khuyến khích bắt tay trong sự kiện, ở nhà nếu bạn cảm thấy sức khỏe không tốt và rửa tay thường xuyên, liên tục trong 20 giây. Bạn cũng nên khuyến khích những người tham dự rửa tay bằng dung dịch khử trùng nhiều nhất có thể.

Tiếp đó, việc giữ liên lạc với khách mời là điều vô cùng quan trọng. Bạn nên có bảng đăng ký ghi rõ thông tin của khách mời bao gồm cả số điện thoại. Việc này rất quan trọng bởi phòng khi trường hợp xấu nhất xảy ra có người mắc bệnh bạn có thể giúp các cơ quan y tế kiểm soát những người từng tham gia sự kiện để có biện pháp khoanh vùng phòng tránh thích hợp và nhanh nhất.

TIP những điều cần chú ý khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch Covid 3
Chủ động liên lạc với khách mời để họ yên tâm tham dự

Giữ bình tĩnh giải quyết vấn đề trong mọi tình huống

Khi bình tĩnh thì bạn mới có thể tìm được phương án xử lý tình hướng tốt nhất cho sự kiện của mình khi có sự cố xảy ra. Trong thời điểm hiện nay, khi chưa có thông tin rõ ràng và nhất là dịch bệnh còn đang diễn biến phức tạp, bạn không nên hoảng loạn cho dừng hoặc hủy các sự kiện của mình. Hãy luôn gữ bình tĩnh theo dõi thông tin để có biện pháp xử lý tốt nhất vừa đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi vừa đem lại an toàn cho những người tham gia cùng đội ngũ nhân viên tổ chức.

Những lúc có sự cố xảy ra như vậy, tốt nhất bạn nên có đối tác vững mạnh trong nghề cùng đồng hành để đưa ra phương án thích hợp trong những trường hợp khó khăn. Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng bạn có thể xem xét việc hợp tác cùng Kong Media. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chúng tôi đảm bảo sẽ giúp bạn tổ chức chu đáo từ A – Z, phù hợp với kinh phí và dự trù các phương án hoàn hảo nhất cho mọi tình huống trong sự kiện.

TIP những điều cần chú ý khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch Covid 4
Tổ chức sự kiện mùa dịch covid

Tổng kết

Nhìn chung đối với tình hình dịch bệnh như hiện nay việc tổ chức với số lượng nhiều người tham gia là rất khó. Đã có giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến để mọi người có thể tham khảo hình thức này. Không những giúp giải quyết vấn đề truyền thông cho doanh nghiệp mà còn có sức lan toả đến nhiều khách hàng hơn. Thế nhưng không phải hầu hết sự kiện nào cũng có thể tỏ chức online. việc nghĩ ra giải pháp để lưu ý và phòng tránh đảm bảo an toàn mùa dịch là rất cần thiết.

Như vậy bạn với những lưu ý trên thì bạn đã có thể thực hiện một sự kiện an toàn, hạn chế được dịch bệnh Covid. Với kinh nghiệm nhiều năm làm sự kiện và luôn cập nhật tình hình mới nhất thì Kong Media có thể thực hiện tổ chức sự kiện thành công ngay trong mùa thời kỳ nay, nếu như được nhà nước cho phép. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất.

Mục lục

Bài viết liên quan

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services