Tổ chức sự kiện du lịch là một hoạt động quảng bá các sản phẩm du lịch, văn hoá nhằm tôn vinh các giá trị văn hoá dân tộc, kích cầu du lịch. Chính vì những lợi ích này nên nhiều doanh nghiệp đã quan tâm đến hoạt động này. Vậy làm thế nào để tổ chức một sự kiện du lịch gây ấn tượng lớn đến công chúng. Hãy cùng Kong Media tham khải bài viết sau đây nhé!
Sự kiện du lịch là gì?
Sự kiện du lịch là những sự kiện liên quan đến lĩnh vực du lịch như: hội chợ du lịch, hội nghị về du lịch, lễ hội… Hàng năm, từ trong nước đến quốc tế luôn có các sự kiện du lịch được tổ chức với đa dạng quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Ở Việt Nam, các loại hình sự kiện về văn hóa, xã hội tương đối phong phú và đa dạng. Sự kiện được xem là đòn bẩy quan trọng để thu hút khách du lịch, thực hiện quảng bá du lịch và đáp ứng nhu cầu phát triển du lịch.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức thành công các sự kiện du lịch không những sẽ đem đến nguồn doanh thu to lớn mà đồng thời còn thể hiện năng lực của doanh nghiệp. Đây được coi là yếu tố vô cùng quan trọng để hình ảnh thương hiệu được lan tỏa, tạo ra cơ hội để doanh nghiệp phát triển đột phá.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện du lịch. Chính vì thế các sự kiện du lịch được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đầu tư để tổ chức. Nước ta ngày càng gia tăng về số lượng và phát triển về chất lượng loại hình này.
Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện du lịch
Nhìn chung việc tổ chức sự kiện nói chúng và tổ chức sự kiện du lịch nói riêng đóng vai trò quan trọng đối với hình ảnh, thương hiệu cũng như sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp.
Thu hút sự quan tâm của khách hàng
Có thể nói, vai trò đầu tiên của sự kiện, tổ chức sự kiện du lịch đó là giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông. Đây là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá dịch vụ, sản phẩm của các tổ chức, doanh nghiệp trên diện rộng đặc biệt qua du lịch. Thông qua quy mô của sự kiện, khách hàng sẽ biết và có cơ hội tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ đó. Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng sẽ thu hút sự quan tâm của giới truyền thông, từ đó sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp có thể lan tỏa đến đông đảo khách hàng hơn.
Củng cố và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp
Thương hiệu là một thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành marketing. Có một đặc điểm dùng để nhận diện doanh nghiệp hay sản phẩm nhất định. Thương hiệu của doanh nghiệp có thể được nhận diện qua: tên doanh nghiệp, Logo doanh nghiệp, slogan doanh nghiệp, website, fanpage, đặc điểm của sản phẩm,… Xây dựng và phát triển thương hiệu là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Và một trong các phương thức để phát triển thương hiệu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là tổ chức sự kiện.
Tổ chức các sự kiện du lịch như giới thiệu sản phẩm, hội nghị, hội thảo, văn hoá du lịch của từng nơi, cũng là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và xúc tiến các mối quan hệ mới, đồng thời cũng là cơ hội để gặp gỡ và gắn kết với khách hàng. Tổ chức sự kiện du lịch quảng bá thương hiệu cũng chính là một hình thức để tạo ấn tượng với khách hàng và là điểm nhấn quan trọng trong hoạt động marketing của mỗi doanh nghiệp. Một sự kiện du lịch được tổ chức thành công còn giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức vốn đã ăn sâu vào tâm trí của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng
Kinh doanh luôn là một cuộc chơi sòng phẳng và có sự cạnh tranh khốc liệt do vậy xây dựng chiến lược để thu hút khách hàng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để khách hàng biết tới sản phẩm là một chuyện, nhưng tạo được niềm tin và khiến khách hàng ra quyết định mua hàng lại là chuyện khác. Lúc này, tổ chức sự kiện luôn là hoạt động được doanh nghiệp ưu tiên thực hiện. Đây được xem là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing.
Người tiêu dùng hiện đại trước khi đưa ra quyết định mua hàng, họ muốn nhiều hơn, trải nghiệm nhiều hơn. Khi đến với sự kiện của doanh nghiệp, khách hàng sẽ được tiếp xúc trực tiếp và trải nghiệm sản phẩm. So với việc trước kia khách hàng chỉ biết thông tin sản phẩm qua internet, báo chí… thì nay họ được “mắt thấy, tai nghe, tay sờ”. Do vậy đây chính là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp “tung chiêu” marketing, quảng cáo… nhằm ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.
Để một sự kiện được tổ chức thành công, tạo ấn tượng tốt với khách hàng thì doanh nghiệp cần có những ý tưởng tổ chức thú vị và mới mẻ. Thông thường, các doanh nghiệp thường thuê luôn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Kong Media để đảm bảo đạt được hiệu quả tốt nhất.
Tìm kiếm được thêm đối tượng khách hàng tiềm năng mới
Như đã nói, thông qua việc tổ chức các sự kiện, sẽ có nhiều hơn nữa khách hàng biết đến và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Về phía doanh nghiệp, đây cũng là cơ hội để có thêm các khách hàng tiềm năng mới. Ngoài việc giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm, tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu mà tổ chức sự kiện du lịch còn hỗ trợ bán hàng đến các khách hàng mới để gia tăng doanh số.
Điểm nhấn quan trọng trong chiến dịch marketing
Trong một chiến dịch Marketing, bên cạnh các hoạt động quảng cáo qua Internet, các phương tiện thông tin đại chúng… thì tổ chức sự kiện chính là một điểm nhấn quan trọng không thể bỏ qua. Hình thức marketing này khác biệt ở chỗ nó đánh mạnh vào tâm lý của đại bộ phận khách hàng đó là muốn được tiếp xúc và trải nghiệm trực tiếp sản phẩm. Có thể nói, tổ chức sự kiện thành công sẽ cung cấp giá trị cho những người tham dự vượt ra ngoài những hiểu biết của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Do vậy, việc này sẽ tạo động lực, giúp củng cố thêm niềm tin của khách hàng về sản phẩm, doanh nghiệp.
Các bước tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp
Có thể thấy tổ chức sự kiện du lịch là hoạt động lớn, chính vì thế đòi hỏi cần phải những người thực sự có kinh nghiệm để tổ chức thành công, đạt hiệu quả như mong đợi. Kong Media đưa ra quy trình để ví dụ về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Xác định mục đích tổ chức sự kiện giúp đơn vị tổ chức chọn được địa điểm, thời gian và lên kịch bản hoàn hảo nhất. Thường tổ chức sự kiện du lịch nhằm quảng bá du lịch địa phương, văn hoá, doanh nghiệp…
Bước 2: Nghiên cứu, xây dựng ý tưởng cho sự kiện du lịch. Đây được xem là phần xương sống cho buổi sự kiện, mọi người sẽ làm theo kịch bản, giúp cho sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Bước 3: Tìm nguồn tài trợ cho buổi tổ chức sự kiện du lịch.
Bước 4: Tiến hành dàn dựng chương trình theo kịch bản, cần chuẩn bị chu đáo và đầy đủ các hạng mục cần thiết.
Bước 5: Tiến hành thực hiện theo quy trình tổ chức sự kiện du lịch đúng với kịch bản. Để thành công cần phân chia công việc hợp lý, nhân sự đảm bảo phục vụ sự kiện tốt, hệ thống an ninh tốt,… Ngoài ra nếu có vấn đề phát sinh cần được xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp. Việc này đòi hỏi phải có người quản lý sự kiện giàu kinh nghiệm.
Bước 6: Kết thúc sự kiện và rút ra được bài học riêng.
Kong Media chuyên tổ chức sự kiện du lịch uy tín và chuyên nghiệp
Để một sự kiện được tổ chức thành công, đạt được hiệu quả truyền thông như mong muốn, doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Ngoài ra, chi phí cho một hoạt động tổ chức sự kiện rất lớn, nên đơn vị tổ chức sự kiện cần biết cách để tối ưu chi phí mà vẫn đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Kong Media công ty truyền thông chuyên tổ chức sự kiện, tự hào là đơn vị uy tín về lĩnh vực Tổ chức sự kiện trong du lịch. Với kinh nghiệm lâu năm, hệ thống nhân sự trẻ, tài năng chúng tôi cam kết cung cấp gói giải pháp Tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp ở các lĩnh vực, đặc biệt là du lịch. Với sự kết hợp hoàn hảo giữa các hoạt động Offline và Online, giúp tối đa hiệu quả, lan tỏa hình ảnh và thông điệp mà thương hiệu muốn đến khách hàng. Đem lại nét văn hoá đặc trưng để thu hút du khách đến trải nghiệm.
Với hoạt động tổ chức sự kiện du lịch, tùy theo nhu cầu, mục đích và ngân sách của khách hàng mà Kong Media sẽ lựa chọn, góp ý để lên ý tưởng các phương thức tổ chức sự kiện khác nhau để chương trình vừa tránh được sự nhàm chán, trùng lặp mà đồng thời còn giúp khách hàng tối ưu hóa được nhân lực. Bên cạnh đó, nhờ kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mà Kong Media có thể dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra từ đó chuẩn bị tốt các phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ đúng với mong muốn của khách hàng.
Lời kết
Với những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện du lịch cũng như nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác. Kong Media hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thểm kinh nghiệm để lựa chọn đơn vị uy tín chuyên tổ chức sự kiện. Hãy gọi cho chúng tôi nếu như bạn gặp bất cứ khó khăn nào về khâu tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ giúp đỡ nhiệt tình, chúc các bạn thành công!