Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid

Trong bối cảnh dịch Covid đang hết sức phức tạp như hiện nay, tất cả các hoạt động sự kiện đều bị hoãn gây tổn thất cho doanh nghiệp và các đơn vị tôt chức sự liện. Giải pháp tạm thời thay thế đó là tổ chức sự kiện online (virtual event) để đảm bảo chiến lược marketing vẫn diễn ra đúng kế hoạch và hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Tổ chức sự kiện online là gì?

Khi tổ chức sự kiện online hay còn gọi là sự kiện trực tuyến, đây là một loại hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV, latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua một nền tảng trực tuyến.

Đối với event online, không nhất thiết phải livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa phải, hệ thống ánh sáng, và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể

Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid 1
Tổ chức sự kiện online là gì?

2. Tác dụng của sự kiện trực tuyến trong marketing

Tính truyền thông: Bản chất của một event marketing là truyền thông, là sự truyền tải thông điệp, mang tới nhận thức đúng đắn cho khách mời về giá trị sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp. Trong virtual event cũng vậy, cần đảm bảo được truyền thông hiệu quả thông qua các hoạt động có trong sự kiện.

Tính tương tác: tổ chức sự kiện online vẫn đảm bảo tính tương tác giữa khách tham dự và các đại biểu trên sân khấu, bằng cách khách mời tương tác thông qua các bình luận dựa trên 1 nền tảng mạng xã hội như facebook, youtube…Dựa vào đó mà các diễn giả cũng như các đại biểu trên sân khấu nắm bắt được người xem đang cần gì và muốn gì, từ đó xây dựng câu chuyện dựa trên những nhu cầu. Điểm này đặc biệt hiệu quả trong các event về talkshow, hội nghị – hội thảo.

Tính giải trí: Đối với các sự kiện liên quan đến nghệ thuật và giải trí, tổ chức sự kiện online cũng có thể triển khai các loại hình này, tuy nhiên không thể thực sự đã mắt đã tai như ở chính sự kiện trực tiếp được. Đổi lại các event online sẽ có nhiều kiểu “thiên biến vạn hoá” khiến các tiết mục nghệ thuật trở nên phong phú và đa dạng.

Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid 2
Tổ chức sự kiện trực tuyến cũng có tính tương tác cao

3. Địa điểm tổ chức sự kiện online

Tuỳ vào từng loại hình sự kiện và ngân sách để doanh nghiệp lựa chọn địa điểm thực hiện sự kiện trực tuyến:

  • Studio: Các trường quay studio, với không gian đủ rộng để setup các key phông xanh, từ đó đơn vị tổ chức sẽ thiết kế mô hình sân khấu dựa trên kích thước của phông, khiến khách mời xem trực tiếp nhìn thấy sân khấu và màn hình mà các đại biểu đứng lên
  • Khách sạn: Tương tự như các event offline, đơn vị thực hiện sẽ setup và lắp đặt sân khấu thật ở ngay trong trung tâm khách sạn để thể hiện tính sang trọng của sự kiện
  • Địa điểm tại trụ sở của doanh nghiệp: Sẽ rất thuận lợi và tối ưu chi phí nếu cho doanh nghiệp, ngoài ra việc tổ chức tại trụ sở chính còn có thể show các sản phẩm và cơ sở vật chất của mình tốt nhất, có thể quay ảnh hậu kỳ để quảng cáo sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp.
Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid 3
Studio nơi tổ chức sự kiện online phù hợp

4. Các hình thức ứng dụng của tổ chức sự kiện online

Sự kiện có thể thay thế tạm thời được cho các event offline với tác dụng và hiệu quả tương tự, tuy nhiên các tổ chức sự kiện online này sẽ hiệu quả nhất đối với các loại hình sự kiện sau:

  • Hội nghị – hội thảo: Loại hình event này mang tính chất giải thích, trao đổi về các vấn đề liên quan đến cung ứng sản phẩm/dịch vụ, không có quá nhiều yếu tố dàn dựng về mặt nghệ thuật.
  • Lễ ra mắt sản phẩm/ thương hiệu: Loại hình event mang tính chất giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ và hình ảnh công ty. Đối với việc tổ chức sự kiện online, các hình ảnh của sản phẩm hay doanh nghiệp sẽ được tối ưu tính hiển thị, đảm bảo người xem thấu hiểu sản phẩm/ dịch vụ và doanh nghiệp một cách rõ nét nhất
  • Lễ vinh danh đại lý – khách hàng – cán bộ nhân viên: Bản chất nó là việc khen thưởng và tri ân tới các đại lý, và các cán bộ nhân viên, thông qua khiến khách mời thêm phần động lực để hợp tác, làm việc và tin tưởng vào doanh nghiệp hơn. Tổ chức sự kiện online sẽ mời đại lý, cán bộ nhân viên tới trực tiếp để trao giải trên sân khấu.
  • Talkshow – toạ đàm: Với talkshow, sự chú trọng chính là các nội dung được truyền tải trong cuộc trò chuyện, không cần quá cầu kỳ về mặt nghệ thuật, chỉ cần các diễn giả, và một bộ bàn ghế để họ trao đổi trên sân khấu.

Ngoài ra còn rất nhiều ứng dụng khác của event trong sự kiện trong các lĩnh vực commercial, branding marketing, media set, festival, education

Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid 4
Hình thức tổ chức talkshow hay toạ đàm được sử dụng phổ biến

5. Quy trình triển khai tổ chức sự kiện online

Mọi sự kiện đều phải đối mặt với những thách thức về hậu cần dù là online hay offline. Dưới đây các bước tổ chức các sự kiện online của Kong Media để hạn chế tối đa sự cố gián đoạn trong một sự kiện trực tuyến.

5.1. Lên một kế hoạch chu đáo

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, lên ý tưởng tổ chức sự kiện online. Sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

5.2. Lựa chọn thời điểm phù hợp

Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm khách hàng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

5.3. Quảng bá sự kiện

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.

Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.

5.4. Chuẩn bị sẵn phương án nếu các sự cố kỹ thuật xảy ra

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với việc khi tổ chức sự kiện online sẽ bị gián đoạn.

Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được.

5.5. Đảm bảo khách mời dễ dàng tiếp cận nội dung

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình phù hợp, không gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài.

Chuẩn bị đầy đủ hình ảnh và chú thích đối với file ghi âm và phần mô tả đối với các file hình ảnh.

5.6. Khuyến khích tạo ra nhiều sự tương tác

Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Tại sao ư? Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết qủa” cho sự tương tác của bản thân.

Thực tế cho thấy trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. Kong Media có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi và cảm nhận chung về sự kiện để có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn cho lần tiếp theo.

Rút ngắn khoảng cách với tổ chức sự kiện online trong mùa Covid 5
Quy trình tổ chức sự kiện online trong mùa dịch Covid

Tổng kết

Trên đây là tất cả những gì bạn cần biết khi làm các sự kiện online mùa dịch cho doanh nghiệp hiệu quả. Vừa đáp ứng được tiến độ công việc quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp, lại vừa đảm bảo an toàn trong tình hình dịch bệnh của Việt Nam nói riêng và cả Thế giới nói chung. Kong Media sẽ giúp bạn tư vấn và đem đến cho bạn những dịch vụ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công.

Mục lục

Bài viết liên quan

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services