Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên tham khảo

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi đây là con đường ngắn và tối ưu để đưa sản phẩm tiếp cận gần hơn vớo khách hàng, đối tác. Đối với những chương trình nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm mới của công ty đòi hỏi những người làm sự kiện cần phải chuẩn bị mẫu kế hoạch thật chi tiết và cụ thể.

Mẫu kế hoạch được thực hiện dựa theo yêu cầu và mục đích của người chủ sự kiện. Từ đó người làm sự kiện sẽ sáng tạo và làm một mẫu kế hoạch hoàn chỉnh. Đúng vậy để tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới thành công không phải dễ dàng! Bạn cần tìm hiểu chi tiết quy trình và các bước tổ chức lễ ra mắt. Cùng tham khảo bài viết sau nhé!

Lên kế hoạch để tổ chức

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi đây là con đường ngắn và tối ưu để đưa sản phẩm tiếp cận gần hơn vớo khách hàng, đối tác. Để tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới thành công không phải dễ dàng! Bạn cần tìm hiểu chi tiết quy trình và các bước tổ chức lễ ra mắt.

Xác định chủ đề sự kiện là bước đầu tiên. Bạn cần xác định đối tượng khách hàng tham dự buổi lễ là những ai? Đây là yếu tố vô cùng quan trọng. Nó được coi như “linh hồn” của chương trình lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới.

Hơn nữa, để sự kiện diễn ra thành công, bạn cần phải nắm rõ yêu cầu, thông điệp khách hàng mong muốn. Từ đó lên ý tưởng tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm hấp dẫn nhất. Đồng thời, cần phân tích đối thủ cạnh tranh, xác định điểm mạnh yếu, sự tương đồng và khác biệt nhằm lên kế hoạch chi tiết.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên tham khảo 1
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Xác định thời gian tổ chức sự kiện nhanh nhất

Việc lựa chọn thời gian tổ chức chương trình là hết sức quan trọng. Bạn cần phải cân đối thời gian tổ chức giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sao cho phù hợp. Một gợi ý tốt nhất cho bạn là nên lựa chọn thời gian vào cuối tuần. Vì đây là khoảng thời gian mọi người nghỉ ngơi, thư giãn. Nên sẽ thu hút được nhiều người tham gia nhất.

Một địa điểm phù hợp với việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới có thể là một nơi rộng dãi, ở ngoài trời sẽ giúp bạn có thể trưng bày sản phẩm của mình và có không gian cho khách hàng trải nghiệm. Hơn nữa địa điểm này cũng phải là nới giao thông thuận lợi, có bãi đỗ xe để các khách mời có thể dễ dang tìm đến. Một nơi có sức chứa được nhiều người cũng nên ưu tiên lựa chọn

Lựa chọn địa điểm và hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới phù hợp nhất

Đây là yếu tố quyết định sự thành công của toàn bộ chương trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Để thu hút sự chú ý khách hàng bạn cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp?

Điều này phụ thuộc vào nội dung, thông điệp muốn truyền tải. Cũng như kinh phí đầu tư của doanh nghiệp. Mà đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những địa điểm tổ chức chương trình khác nhau như: khách sạn, nhà hàng, trung tâm thương mại, siêu thị…
Có rất nhiều hình thức để doanh nghiệp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm đến với khách hàng. Có thể kể đến như:

Event lauching: Đây là hoạt động có quy mô chi phí lớn nhất. Nó bao gồm các cơ quan báo chí, khách hàng, khách hàng, influence… Đây là hình thức đòi hỏi độ phức tạp và yêu cầu cao. Vì vậy bạn nên tham khảo toàn bộ dịch vụ của các công ty sự kiện chuyên tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
Họp báo ra mắt sản phẩm mới: Đây thường là hình thức nhanh và tiện lợi nhất được các doanh nghiệp sử dụng. Điều cốt lõi cần chú ý đó là thông điệp truyền tải qua buổi họp báo. Những nhân vật trong sự kiện cần thể hiện được dụng ý của từng câu chữ. Nhằm nêu rõ nét về những ưu việt của sản phẩm, dịch vụ. Hơn nữa, bạn cũng nên mời những cơ quan báo chí có uy tín nhằm lan tỏa thông điệp rõ ràng và đúng nhất.
Tổ chức roadshow: Road show được thiết kế với đội hình gồm nhiều thành viên, mặc đồng phục của doanh nghiệp, di chuyển liên tục giữa các địa điểm. Hình thức này hướng đến sự tò mò của khách hàng. Đồng thời, nó giúp nâng cao yếu tố nhận diện thương hiệu tốt hơn.
Tổ chức activation: Đây là cách tiếp thị khá phổ biến khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Doanh nghiệp sẽ cung cấp các mẫu dùng thử miễn phí tại các địa điểm lớn như trung tâm thương mại, cửa hàng tiêu dùng… Hoạt động này đòi hỏi sự náo nhiệt, tưng bừng, hào khí.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên tham khảo 2
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của suzuki

Xây dựng chiến lược truyền thông bài bản

Truyền thông trước khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là cách làm tuyệt vời giúp doanh nghiệp khuếch trương thương hiệu. Đồng thời thu hút sự chú ý của đối tác cũng như khách hàng. Công tác truyền thông được thực hiện bài bản. Nội dung truyền tải phong phú. Sẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý, gia tăng sự ấn tượng. Và tạo khả năng ghi nhớ đối với đối tượng khách hàng mục tiêu.

a. Tạo Cơ Hội Trực Tiếp Trải Nghiệm Sản Phẩm Cho Khách Hàng
Đừng nên bỏ qua cơ hội ngàn vàng này! Đây chính là cơ hội đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng tốt nhất! Và cũng là cơ hội thực hiện hoạt động bán hàng để lấy lại vốn đầu tư.

Bạn cần trưng bày sản phẩm ở ngay tại buổi lễ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới để các khách mời cũng như những người tham dự có thể chiêm ngưỡng và trải nghiệm thử. Nếu sản phẩm của bạn chất lượng tốt thì điều này quả thực là phương án truyền thông cực hiệu quả. Khách hàng trải nghiệm thử sản phẩm tại chỗ và có khả năng sẽ chốt đơn nhanh chóng. Đây cũng là giải pháp bán hàng và marketing hiệu quả.

b. Chuẩn Bị Tổ Chức Chương
Trước khi tổ chức sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm, bạn sẽ cần chuẩn bị và set up một số hạng mục sau:

Khu vực đón tiếp khách mời: lễ tân, bàn trà,…
Khu vực dưới sân khấu: ghế ngồi cho khách tham dự, khách mời, ban tổ chức, đơn vị truyền thông,…
Khu vực sân khấu: nơi bố trí giới thiệu sản phẩm, dịch vụ…
Trang trí: banner, thông điệp, hoa tươi,…
Trang phục: thẻ ra vào, trang phục cho MC, đội văn nghệ, ban tổ chức,…
Đồ ăn, nước uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước uống, trà, café. Hoặc tiệc mặn phụ thuộc vào địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên tham khảo 3
Lên chiến lược truyền thông bài bản

Quy trình thực hiện tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Quá trình tổ chức thực hiện chương trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được thực hiện như sau:

Lễ tân tiếp đón khách mời, hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi sao cho phù hợp, đặc biệt ưu tiên vị trí cho cơ quan báo đài tác nghiệp.
Thực hiện màn múa lân sư rồng mở màn
MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, đại biểu, đối tác tham dự
Biểu diễn tiết mục văn nghệ chào mừng
Lãnh đạo, đại diện đơn vị lên phát biểu chào mừng
Thực hiện chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới
Khách hàng tham gia tiệc (nếu có)
Kết Thúc Chương Trình Lễ Ra Mắt Giới Thiệu Sản Phẩm Mới
Lễ tân tiễn khách, tặng quà lưu niệm (nếu có)
Dọn dẹp khu vực tổ chức sự kiện
Quyết toán thu chi cho đơn vị tổ chức: địa điểm, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê MC,…
Nhận phản hồi về sản phẩm cũng như thu thập được dữ liệu khách hàng về sản phẩm mới ra mắt…
Trên đây là những thông tin cụ thể về chương trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Để có thêm thông tin về các ý tưởng sự kiện và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, hãy liên hệ ngay tới.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên tham khảo 4
Quy trình thực hiện

Tổng kết

Với mẫu kế hoạch rất cụ thể như trên thì ngay cả người chưa làm sự kiện bao giờ cũng có thể dễ dàng hình dung được việc chuẩn bị làm một event cần những gì. Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới của bạn được thành công rực rỡ, có thể tham khảo dịch vụ uy tín bên Kong Media. Chúng tôi chắc chắn sẽ đem lại những điều hoàn hảo nhất cho sự kiện của bạn.

Mục lục

Bài viết liên quan

Thiết kế và vận hành bởi Mekong Web Services